CÓ PHẢI LẬP BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH VÀ THÔNG BÁO TỚI CƠ QUAN THUẾ KHI HĐĐT BỊ SAI SÓT?
Việc sai sót khi lập hóa đơn là điều không tránh khỏi. Do đó, việc nắm rõ quy định về xử lý hóa đơn có sai xót là rất quan trọng.
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 123), nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì tùy vào thời điểm phát hiện sai sót hóa đơn đã được gửi cho người mua hay chưa mà doanh nghiệp xử như sau:
Nếu chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Nếu đã gửi hóa đơn cho người mua
Căn cứ theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123, Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai sót mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
Một là, Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Hai là, Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý: Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Như vậy, khi áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu phát hiện hóa đơn đã gửi cho người mua bị sai sót thì doanh nghiệp được lựa chọn lập HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới để điều chỉnh lại nội dung sai sót. Việc lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới chỉ bắt buộc nếu các bên có thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì được miễn lập biên bản điều chỉnh. Trường hợp người bán đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế. Người bán phải thực hiện thông báo tới cơ quan thuế nếu phát hiện hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót trước thời điểm gửi cho người mua. Hoặc đã gửi hóa đơn cho người mua mà có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót này chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Ngoài ra tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có quy định như sau:
“Điều 7. Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
Đối với hóa đơn điện tử:
…
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;”
Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử dã lập có sai sót sau đó đã lập hóa đơn điều chỉnh tuy nhiên hóa đơn điều chỉnh sau khi lập vẫn có sai sót thì trường hợp này tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điều chỉnh đã lập lần đầu không thực hiện hủy hóa điều chỉnh đã lập và lập lại hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn gốc.
Đồng thời khi lập hóa đơn điều chỉnh lần hai hình thức điều chỉnh phải thực hiện đúng theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
