CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC VĂN BẢN ỦY QUYỀN CÓ BẮT BUỘC PHẢI CÓ HAI BÊN?
Công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền có bắt buộc phải có đầy đủ hai bên không là vấn đề được rất nhiều người quan tâm, vì thực tế có những trường hợp một người vẫn thực hiện được, có những trường hợp, các tổ chức thực hiện việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền yêu cầu phải có đầy đủ hai người. Bài viết sau đây sẽ làm rõ vấn đề này, mời các bạn cùng theo dõi.
1. Ủy quyền là gì?
Uỷ quyền là một trong những hình thức của việc đại diện, thay mặt khi người uỷ quyền không thể tự mình thực hiện công việc. Theo đó, bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền thoả thuận, bên được uỷ quyền sẽ thực hiện công việc thay cho bên uỷ quyền trong một khoảng thời gian theo thoả thuận và có thể có thù lao hoặc không.
Ví dụ:
– Ông A ủy quyền cho Anh B thay mặt Ông A nhận kết quả thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền;
– Chị C ủy quyền cho anh D thay mặt chị C ký hợp đồng với khách hàng thuộc công ty do chị C làm người đại diện theo pháp luật.
2. Các loại văn bản ủy quyền
Thực tế hiện nay tồn hại 02 loại văn bản ủy quyền đó là: Hợp đồng ủy quyền và Giấy ủy quyền. Trong đó:
– Hợp đồng uỷ quyền: Là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền, bên uỷ quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định (Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015) – Giấy uỷ quyền: Giấy ủy quyền không được quy định, định nghĩa rõ tại Bộ luật dân sự. Tuy nhiên có thể hiểu, đây là một hình thức đại diện ủy quyền do chủ thể bằng hành vi pháp lý đơn phương thực hiện, trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại Giấy ủy quyền.
Về bản chất, hai loại văn bản ủy quyền này đều được các bên sử dụng nhằm quy định, ghi nhận thỏa thuận của các bên về việc một bên (Bên được ủy quyền) sẽ đại diện cho bên còn lại (Bên ủy quyền) để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thay cho Bên Ủy quyền. Tuy nhiên, Hợp đồng ủy quyền thực chất là một hợp đồng, trong đó các bên sẽ có sự thỏa thuận thống nhất ý chí giữa các bên về chuyển giao quyền và lợi ích với nhau. Còn đối với giấy ủy quyền thì mang bản chất là một hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền, giấy ủy quyền sẽ không quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên mà thay vào đó là các nguyên tắc thực hiện công việc theo ủy quyền. Bên cạnh đó, việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Nếu sau khi Giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.
3. Công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền có bắt buộc phải có đầy đủ hai bên?
Căn cứ theo khoản 2 Điều 55 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Điều 55. Công chứng hợp đồng ủy quyền
1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.”
Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
“Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng có quy định:
“Điều 14. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.”
Về mặt thủ tục, việc chứng thực chữ ký là chứng thực hợp đồng giao dịch được thực hiện theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
“Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
…”
“Điều 36. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.”
Như vậy, căn cứ vào các quy định trên thì:
(i) Đối với Hợp đồng ủy quyền thì: việc công chứng, chứng thực Hợp đồng ủy quyền bắt buộc phải có đủ hai bên. Trường hợp công chứng hợp đồng ủy quyền mà không có đủ hai bên tại cùng một địa điểm công chứng thì việc công chứng Hợp đồng ủy quyền chỉ được xem là hoàn tất khi được tổ chức hành nghề công chứng của hai bên công chứng vào Hợp đồng ủy quyền của hai bên.
(ii) Đối với giấy ủy quyền đơn phương thì được thực hiện theo hai hình thức:
Một là, Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền nếu đáp ứng đủ điều kiện:
– Ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
– Phạm vi ủy quyền phải thuộc một trong các trường hợp:
+ Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Trong trường hợp này thì không bắt buộc phải có đủ hai bên. Theo đó, Bên Ủy quyền có thể tự đi chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền mà không cần phải cần có người được ủy quyền đi theo cùng.
Hai là, các trường hợp ủy quyền không thuộc phạm vi nêu trên, thì được thực hiện theo hình thức chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp này yêu cầu bắt buộc phải có đủ hai bên tương tự như công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền.
4. Việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền được thực hiện ở đâu?
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các quy định tại Luật Công chứng 2014, việc chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền; Công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền được thực hiện tại:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
– Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
– Phòng/Văn phòng công chứng.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
