DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH

DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH

Trên các sản phẩm được đóng gói bao bì hoặc có tem nhãn, người tiêu dùng thường thấy có những đường sọc kẻ đen trắng xen kẽ được gọi là mã số, mã vạch. Đây là một trong những tiêu chí đánh giá và đưa chi tiết thông tin sản phẩm đến người tiêu dùng. Vậy mã số mã vạch thực chất là gì? Được cấu tạo như thế nào và có bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp hiện nay?

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

– Nghị định 132/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa

– Nghị định 74/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 132/2008/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa

– Thông tư 10/2020/TT-BKHCN hướng dẫn Nghị định 132/2008/NĐ-CP và Nghị định 74/2018/NĐ-CP

– Nghị định 119/2017/NĐ-CP xử phạt VPHC trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường

– Thông tư 232/2016/TT-BTC phí cấp mã số mã vạch

II. MÃ SỐ MÃ VẠCH LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

Mã số là một dãy số hoặc chữ được sử dụng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân (khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN)

Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác; (khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN)

Hiểu đơn giản, Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được. Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng. Mã số mã vạch được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển, mục đích nhằm tra cứu nhanh thông tin sản phẩm cũng như giúp phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hoá khác nhau.

2. Đăng ký mã số mã vạch là gì?

Đăng ký mã vạch được hiểu là thủ tục hành chính do tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.

3. Phân loại mã số mã vạch

a) Các loại mã số GS1 gồm:

– Mã địa điểm toàn cầu GLN;

– Mã thương phẩm toàn cầu GTIN;

– Mã conenơ vận chuyển theo xêri SSCC;

– Mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;

– Mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;

– Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI và một số loại mã đặc thù khác;

b) Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1:

– Mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;

– Mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;

– Ngoài ra còn có mã giảm diện tích: databar, mã QR…

Lưu ý: Mỗi loại MSMV được thiết kế chỉ để ứng dụng cho một đối tượng đặc thù nên không thể thống nhất thành một được.

4. Cách đọc mã số mã vạch

*** Đối với mã số:

Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:

– Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;

– Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;

– Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;

– Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).

*** Đối với mã vạch: Việc đọc mã vạch thực hiện thông qua thiết bị, máy quét mã vạch

III. CÓ BẮT BUỘC PHẢI ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH KHÔNG?

Tại Việt Nam hiện nay, không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký mã số mã vạch để lưu hành sản phẩm trên thị trường. Tùy theo nhu cầu và mục đích mà doanh nghiệp muốn sử dụng mã số mã, mã vạch sẽ đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Việc đăng ký và sử dụng mã số mã vạch sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho doanh nghiệp:

– Mã số mã vạch giúp kiểm kê được hàng hoá tốt hơn. Từ đó, quản lý dòng sản phẩm hiệu quả hơn

– Mã số mã vạch giúp các cá nhân tổ chức dễ dàng tra cứu nguồn gốc sản phẩm tránh hàng giả hàng nhái

– Giúp tăng năng suất phục vụ khách hàng, đặc biệt là trong mô hình bán hàng tự động.

– Dễ dàng quản lý công việc nhập kho, hàng tồn kho nhanh chóng, thuận tiện tránh nhầm lẫn.

IV. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch được hiểu là thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

1. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch gồm:

a) Biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số. Các nội dung trong biểu mẫu điện tử thực hiện theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP;

b) Bản sao điện tử Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc tài liệu có giá trị tương đương (Bản sao y chứng thực còn thời hạn trong 6 tháng)

(Khoản 1 Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN)

2. Nơi nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng mã số, mã vạch trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam): Số 8 đường Hoàng Quốc Việt, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Hoặc nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ tại địa chỉ: https://vnpc.gs1.gov.vn/

3. Trình tự thực hiện

Thủ tục cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch được thực hiện như sau:

a) Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan chuyên môn về mã số, mã vạch quốc gia thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thông báo cho tổ chức, cá nhân để sửa đổi, bổ sung thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc các kênh thông tin của tổ chức, cá nhân đăng ký. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo, tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung hồ sơ đã đăng ký;

b) Trường hợp hồ sơ đăng ký cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định; trong thời hạn 10 ngày, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản điện tử với các thông tin quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP;

c) Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy; trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân đóng các khoản phí theo quy định, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch bản giấy theo quy định tại Mẫu số 14 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP;

4. Lệ phí thủ tục:

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch: 1.000.000 đồng/mã (Theo thông tư 232/2016/TT-BTC). Ngoài ra, đối với năm đầu tiên được cấp giấy chứng nhận  quyền sử dụng mã số mã vạch, tổ chức cá nhân phải nộp thêm phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên (năm được cấp mã số mã vạch).

Theo đó, Phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm được quy định như sau:

Thời hạn kê khai nộp phí duy trì cho các năm tiếp theo: chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

(Thông tư 232/2016/TT-BTC)

5. Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 19c Nghị định số 132/2008/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 9 Điều 1 Nghị định số 74/2018/NĐ-CP.

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 19c Nghị định số 132/2008/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 9 Điều 1 Nghị định số 74/2018/NĐ-CP.

(Khoản 4 Điều 6 Thông tu 10/2020/TT-BKHCN)

Lưu ý:

Đối với Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp trước ngày 01/01/2018, tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ và đăng ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Thông tư 10/2020/TT-BKHCN trước ngày 01/04/2024

Từ ngày 01/04/2024, nếu tổ chức, cá nhân không thực hiện đăng ký và được cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Thông tư này thì Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp sẽ hết thời hạn hiệu lực.

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng công bố công khai Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch hết thời hạn hiệu lực trên Cơ sở dữ liệu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (cơ quan chuyên môn về mã số, mã vạch quốc gia) quản lý tại địa chỉ http://vnpc.gs1.gov.vn.

(Điều 9 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN)

V. MỨC PHẠT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC XỬ DỤNG MÃ VẠCH

Đối với việc sử dụng mã số mã vạch, cá nhân doanh nghiệp cần lưu ý những hành vi như sau để tranh bị xử phạt theo quy định, cụ thể:

1. Mức phạt khi không đóng phí duy trì mã số mã vạch

Căn cứ Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, khoản 55, khoản 56 Điều 2 Nghị định 126/2021/NĐ-CP, khoản 2 Điều 5 Nghị định 126/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch như sau:

“1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;

1a. Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.

a) Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.

b) Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.

b) Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;

c) Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

d) Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;

e) Khai báo thông tin về mã số mã vạch trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN thể hiện hoặc sử dụng mã truy vết, thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không có dữ liệu hoặc có dữ liệu nhưng nội dung, dữ liệu không đúng quy định, hoặc thực hiện gắn thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để thể hiện cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không khai báo, cập nhật thông tin đúng quy định về việc thể hiện hình thức, nội dung thẻ, tem, nhãn, định dạng bằng một phương thức thích hợp.

…”

Như vậy, nếu không thực hiện đóng phí duy trì mã số mã vạch thì sẽ bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng. Buộc nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định. Lưu ý mức phạt này áp dụng cho tổ chức vi phạm, nếu cá nhân vi phạm mức phạt sẽ bằng 1/2 (khoản 2 Điều 3 Nghị định này).

2. Vi phạm về sử dụng giấy chứng nhận, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch

Điều 33 Nghị định 119/2017/NĐ-CP quy định:

“1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch không đúng thẩm quyền;

b) Sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch không do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả:

Buộc thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch đối với vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.”

Trong đó, hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều 33 Nghị định số 119/2017/NĐ-CP nêu trên là hành vi của tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu, buôn bán hàng hóa sử dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch không phải do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc Tổ chức mã số mã vạch quốc tế cấp. (Khoản 2 Điều 20 Thông tư số 18/2018/TT-BKHCN)

VI. NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Doanh nghiệp đăng ký gói mã vạch cho 99 sản phẩm nhưng tại thời điểm đăng ký chỉ đăng ký cho 1 sản phẩm. Vậy khi doanh nghiệp bổ sung thêm sản phẩm thì doanh nghiệp có phải thực hiện thủ tục đăng ký MSMV lại không?

Nếu doanh nghiệp đã đăng ký gói MSMV 10 chữ số sử dụng cho 99 sản phẩm thì khi muốn mở rộng thêm sản phẩm, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật bản danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Trung tâm MSMV. Khi nào sử dụng hết quỹ số đã được cấp, Doanh nghiệp mới cần đăng ký gói MSMV mới.

Có được chuyển nhượng MSMV không?

Căn cứ theo điểm đ khoản 1 Điều 19b được bổ sung vào Chương 2 Nghị định 132/2008/NĐ-CP bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 74/2018/NĐ-CP quy định rõ: Đối với tổ chức sử dụng mã số, mã vạch theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1 và có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” Không bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức khác.

Như vậy, Theo quy định trên thì không được bán, chuyển nhượng mã vạch Việt Nam cho công ty khác, bên công ty kia phải tự đăng ký mã vạch khác. Theo đó, đối với việc chuyển nhượng mã vạch Việt Nam có thể bị phạt tiền từ 6 đến 10 triệu đồng và bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định tại điểm c khoản 2 và khoản 6 Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP (Được sửa đổi bởi khoản 59 Điều 2 Nghị định 126/2021/NĐ-CP)

VII. DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH TẠI LUẬT 3S

Là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực đăng ký mã số mã vạch, Luật 3S đã được rất nhiều đơn vị tin tưởng và lựa chọn. Theo đó, phạm vi dịch vụ đăng ký mã số mã vạch 3S cung cấp cho khách hàng bao gồm:

Phạm vi thực hiện dịch vụ

– Tư vấn lựa chọn loại MSMV, số lượng MSMV phù hợp với quy mô, dự định của Doanh nghiệp.

– Tư vấn và hoàn thiện hồ sơ đăng ký MSMV.

–  Tư vấn, hướng dẫn Doanh nghiệp thực hiện Bản mô tả chi tiết sản phẩm được dùng để đăng ký MSMV.

– Đại diện khách hàng nộp hồ sơ đăng ký cấp giấy chứng nhận MSMV tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

– Tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sử dụng mã số mã vạch.

Thông tin khách hàng cần cung cấp

– 02 Bản sao y chứng thực Giấy phép kinh doanh

– Thông tin chi tiết sản phẩm, dịch vụ đăng ký MSMV(tên sản phẩm, màu sắc, hình dạng, chức năng, quy cách đóng gói….)

KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:

[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng –  Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.

[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.

[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com

[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:

Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …