DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI SỬ DỤNG CON DẤU KHÔNG?
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ngoài ra, con dấu còn thể hiện tính pháp lý trên các giấy tờ, sổ sách, hợp đồng,… do doanh nghiệp ban hành. Vậy, doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng con dấu trên các văn bản giấy tờ không? việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định như thế nào?
1. Giá trị pháp lý của con dấu
Theo lịch sử lập pháp thì con dấu từ lâu luôn giữ vai trò là một vật không thể thiếu đối với bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào khi thực hiện các giao dịch hay hợp đồng. Con dấu được xem như là chữ ký của doanh nghiệp và thể hiện giá trị pháp lý của các văn bản do doanh nghiệp ban hành. Theo như quy định tại luật Doanh nghiệp 2014 trước đây, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó, có thể thấy, con dấu được quản lý bởi cơ quan nhà nước và được xem như là một biểu tượng của doanh nghiệp và giúp cho mọi người có thể phân biệt được các doanh nghiệp khác nhau, chính vì vậy mà hầu như tất cả các giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp đều bắt buộc phải có con dấu của doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng con dấu không?
Theo quy định mới, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu và cho phép doanh nghiệp được quyền tự định đoạt, quản lý con dấu, cụ thể:
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, theo quy định trên, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã thừa nhận con dấu doanh nghiệp sẽ tồn tại dưới hai hình thức gồm (i) dấu được làm tại các cơ sở khắc dấu, (ii) dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng dấu truyền thống hay dấu chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số chỉ được sử dụng đối với các văn bản điện tử, đối với các văn bản, hợp đồng bản giấy như hiện nay thì vẫn cần phải sử dụng đến con dấu truyền thống. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng đồng thời cả hai loại con dấu này trong quá trình hoạt động.
Về tính bắt buộc của con dấu, khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 đã nêu rõ “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Như vậy có thể hiểu, việc sử dụng con dấu chỉ bắt buộc khi pháp luật có quy định phải sử dụng con dấu. Các trường hợp còn lại, việc doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ để thể hiện tính pháp lý của văn bản hay không? cần căn cứ vào quy định quản lý và lưu trữ con dấu của doanh nghiệp được thể hiện trong điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Do đó, nếu điều lệ hoặc quy chế quản lý sử dụng con dấu của công ty không có quy định bắt buộc phải sử dụng con dấu trên các văn bản, giấy tờ thì trừ những trường hợp pháp luật quy định phải sử dụng con dấu, các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp ban hành mà được ký bởi người có thẩm quyền không đóng dấu vẫn có giá trị pháp lý. Nếu điều lệ công ty hoặc quy chế quản lý sử dụng con dấu của công ty có quy định sử dụng con dấu trong những loại giao dịch và trên các văn bản giấy tờ nhất định nào thì phải tuân theo quy định đó.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
