THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TY CÓ HAI THÀNH VIÊN NHƯNG VẮNG MẶT MỘT NGƯỜI
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh, các thủ tục hành chính hay các rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do mà phát sinh đến việc thay đổi người đại diện. Theo quy định, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty TNHH hai thành viên trở lên phải được sự thống nhất của Hội đồng thành viên. Vậy trong trường hợp công ty chỉ có hai thành viên nhưng vắng mặt một người thì có thể thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện được không? Mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây.
I. HỒ SƠ THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN
Căn cứ theo quy định khoản 1, khoản 3 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về thành phần hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên tại cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm hai trường hợp:
Trường hợp 1: Thay đổi người đại diện theo pháp luật do nhu cầu của doanh nghiệp
Cụ thể, trường hợp này, việc thay đổi người đại diện xuất phát từ ý chí của các thành viên trong công ty. Theo đó, thành phần hồ sơ sẽ bao gồm:
(1) Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
(2) Nghị quyết, Quyết định của hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
(3) Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
(4) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
(5) Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp 2: Thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp đặt biệt
Trường hợp đặc biệt được hiểu là những trường hợp theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, khi công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
Lúc này người còn lại sẽ đương nhiên là người đại diện theo pháp luật và thành phần hồ sơ để thay đổi người đại diện trong trường hợp này sẽ không có Biên bản họp và nghị quyết của HĐTV mà sẽ được thay thế bởi các bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.
Cụ thể, thành phần hồ sơ bao gồm:
(1) Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
(2) Bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.
(3) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới:
– Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
– Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
(4) Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật.
II. XỬ LÝ VIỆC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TY CÓ HAI THÀNH VIÊN NHƯNG VẮNG MẶT MỘT NGƯỜI
Căn cứ theo quy định nêu trên có thể thấy, nếu không thuộc các trường hợp đặc biệt theo khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp thì việc thay đổi người đại diện đều phải thông qua sự thống nhất của Hội đồng thành viên được thể hiện qua Biên bản họp và Nghị quyết Hội đồng thành viên. Theo đó, việc triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty chỉ còn một thành viên do thành viên còn lại vắng mặt được thực hiện như sau:
Bước 1: Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên
Căn cứ theo khoản 1 Điều 57 quy định: “Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.”
Như vậy, sẽ có hai trường hợp triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên: Một là triệu tập cuộc họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên, hai là triệu tập theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. Do đó, trong trường hợp công ty chỉ còn lại một thành viên thì thành viên đó vẫn có quyền triệu tập cuộc họp theo quy định.
Về điều kiện tiến hành cuộc họp, khoản 1, khoản 2 Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“1. Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này và Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc triệu tập họp Hội đồng thành viên được thực hiện như sau:
a) Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;
b) Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản này, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.”
Như vậy, Cuộc họp Hội đồng thành viên có được tổ chức hay không còn tùy vào tỷ lệ sở hữu phần vốn góp của thành viên trong công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp công ty chỉ có hai thành viên nhưng vắng mặt một người thì căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 58 Luật Doanh nghiệp, cuộc họp vẫn được tiến hành nếu được triệu tập đến lần thứ ba. Lưu ý, để tổ chức cuộc họp trong điều kiện vắng mặt một người thì thành viên còn lại phải thực hiện đầy đủ trình tự tổ chức cuộc họp theo quy định tại Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020, Tức phải gửi đủ thông báo mời họp, nội dung, chương trình cuộc họp đến thành viên còn lại theo đúng trình tự và thời gian tại Luật Doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý của cuộc họp.
Bước 2: Thông qua Biên bản họp và Nghị quyết Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
(i) Về nội dung biên bản họp
Theo quy định tại Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Biên bản họp Hội đồng thành viên phải thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
b) Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;
c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
đ) Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
e) Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);
g) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng thành viên tham dự và đồng ý thông qua biên bản họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e nêu trên. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp. Người ký biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên. Chủ tọa, người ghi biên bản chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp do từ chối ký biên bản họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2002, Điều lệ công ty và pháp luật có liên quan.
Như vậy, biên bản họp phải đầy đủ các nội dung theo quy định nêu trên. Đồng thời Biên bản họp phải có đầy đủ chữ ký của người ghi biên bản họp và chủ tọa cuộc họp. Chủ tọa cuộc họp có thể là chủ tịch hội thành viên hoặc người triệu tập cuộc họp theo quy định tại khoản 2 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2020.
(ii) Về Nghị quyết của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện
a) Hình thức thông qua nghị quyết
Căn cứ theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề: Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp
b) Điều kiện để được thông qua Nghị quyết
Căn cứ theo khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong nếu được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành. Trường hợp thông qua nghị quyết về việc sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty thì phải được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành.
Như vậy, có thể thấy Luật Doanh nghiệp quy định việc thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên phụ thuộc vào tỷ lệ sở hữu vốn góp của thành viên dự họp chứ không phải phụ thuộc vào tỷ lệ sở hữu vốn tính trên vốn điều lệ của công ty. Do đó, trong trường hợp công ty chỉ có hai thành viên mà chỉ có một thành viên tham gia họp thì Nghị quyết về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật vẫn đủ điều kiện thông qua.
Bước 3: Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP nêu tại mục (I) nêu trên.
Trong đó lưu ý về Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ do Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo quy định.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
