THỦ TỤC CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ
Việc Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và cho phép triển khai công chứng điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số lĩnh vực tư pháp – công chứng tại Việt Nam. Công chứng điện tử không thay thế hoàn toàn phương thức truyền thống, mà là giải pháp bổ sung, linh hoạt, phù hợp với bối cảnh hiện đại, nhất là trong các giao dịch từ xa hoặc liên quan đến doanh nghiệp, ngân hàng, bất động sản. Tuy nhiên, do đây là hình thức mới, nhiều tổ chức, cá nhân còn chưa hiểu rõ về giá trị pháp lý, quy trình thực hiện, điều kiện áp dụng. Mời các bạn cùng theo dõi nội dung chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
1. Công chứng điện tử là gì?
Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024, Công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, luật giao Chính phủ quy định phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2024 quy định: Công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử, tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
– Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
– Khách quan, trung thực.
– Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc hành nghề công chứng.
– Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật; thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
– Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 63 của Luật này.
Như vậy, hiểu đơn giản, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện thông qua phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng dưới dạng chứng thư điện tử (thay vì văn bản giấy như trước đây).
2. Giá trị của văn bản công chứng điện tử
Theo Điều 64 Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản công chứng giấy, nếu được lập đúng trình tự, thủ tục và có đủ các yếu tố kỹ thuật xác thực theo luật định. Cụ thể:
– Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.
– Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.
– Văn bản công chứng điện tử có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Văn bản công chứng được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, trừ trường hợp pháp luật quy định loại văn bản đó được chuyển giao quyền sở hữu và chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất.
3. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
Không phải công chứng viên hoặc tổ chức nào cũng có thể triển khai công chứng điện tử ngay. Theo đó, căn cứ vào điều kiện kinh tế – xã hội, nhu cầu và khả năng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử trong từng thời kỳ, Chính phủ quy định về phạm vi các giao dịch được công chứng điện tử. Trong đó
a) Công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
– Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
b) Tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
– Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
– Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
– Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.
4. Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử
Theo Điều 65 Luật Công chứng 2024 quy định về quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử như sau:
“1. Việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:
a) Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;
b) Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
2. Thủ tục công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại Mục 1 và Mục 2 Chương này.
3. Chính phủ quy định chi tiết về quy trình, thủ tục công chứng điện tử; quy định về hồ sơ công chứng điện tử.”
Như vậy, công chứng điện tử sẽ được triển khai thực hiện từ 01/7/2025 khi Luật Công chứng 2024 chính thức có hiệu lực. Khi đó việc thực hiện công chứng điện tử sẽ bao gồm 02 hình thức như sau:
– Công chứng điện tử trực tiếplà việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;
– Công chứng điện tử trực tuyến là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.
Hiện nay, Điều 65 Luật Công chứng chỉ quy định mang tính nguyên tắc rằng thủ tục công chứng điện tử phải tuân thủ quy định tại Mục 1 và Mục 2 của Chương V Luật Công chứng 2024, tức là vẫn áp dụng các bước công chứng như thông thường, bao gồm: tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra giấy tờ, thẩm định nội dung, lập dự thảo văn bản công chứng, ký xác nhận, thu phí, lưu trữ hồ sơ,…Tuy nhiên, chi tiết về quy trình, thủ tục công chứng điện tử; quy định về hồ sơ công chứng điện tử sẽ được Chính phủ hướng dẫn chi tiết qua Nghị định trong thời gian tới.
5. Kết luận
Việc chính thức đưa công chứng điện tử vào áp dụng từ ngày 01/7/2025 theo Luật Công chứng 2024 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của lĩnh vực tư pháp – công chứng tại Việt Nam. Đây không phải là sự thay thế hoàn toàn đối với phương thức công chứng truyền thống, mà là một hình thức bổ sung hiện đại, nhằm nâng cao hiệu quả, tính linh hoạt và khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng trong bối cảnh xã hội số phát triển nhanh chóng. Quan trọng hơn, giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử được Luật thừa nhận tương đương với văn bản công chứng giấy, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên, đồng thời tạo dựng một hành lang pháp lý vững chắc và đáng tin cậy cho các hoạt động dân sự, thương mại trong môi trường số.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
