THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ THUẾ CÁ NHÂN
Mã số thuế cá nhân là công cụ pháp lý quan trọng để nhận diện người nộp thuế trong hệ thống quản lý thuế quốc gia. Việc đăng ký mã số thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là tiền đề để đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ thuế. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế và xu hướng quản lý thuế hiện đại, việc nắm bắt rõ thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân theo quy định mới là yêu cầu thiết yếu đối với cả người dân và các tổ chức, doanh nghiệp có chi trả thu nhập.
1. Mã số thuế cá nhân là gì?
Mã số thuế cá nhân là một dãy số duy nhất được cơ quan thuế cấp cho từng cá nhân có phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam, nhằm mục đích quản lý thu nhập, nghĩa vụ và quyền lợi về thuế của cá nhân đó trong suốt cuộc đời.
Theo điểm a khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất và sử dụng trong toàn bộ các giao dịch có liên quan đến thuế kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ đăng ký thuế đến hết đời sống pháp lý của cá nhân đó. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất, tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp dữ liệu thuế.
Đáng chú ý, từ ngày 01/7/2025, theo quy định tại điểm b khoản 1 và khoản 5 Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC, mã số thuế của cá nhân sẽ chuyển sang đồng nhất với số định danh cá nhân do Bộ Công an cấp theo Luật Căn cước công dân. Cụ thể, số định danh cá nhân là dãy số tự nhiên gồm 12 chữ số, được sử dụng thay thế mã số thuế cho các cá nhân thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ cá nhân kinh doanh), người phụ thuộc theo quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, cũng như các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Ngoài ra, đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, số định danh cá nhân của người đại diện cũng sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế của đơn vị đó, với điều kiện thông tin đăng ký thuế phải khớp với dữ liệu dân cư quốc gia.
2. Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân
2.1. Đăng ký thuế trước ngày 01/07/2025
Trong giai đoạn từ ngày 06/02/2025 đến hết ngày 30/6/2025, cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế vẫn thực hiện thủ tục đăng ký thuế theo cơ chế cũ, tức được cơ quan thuế cấp mã số thuế gồm 10 chữ số thay vì sử dụng số định danh cá nhân. Cơ chế này được quy định tại điểm a khoản 4 Điều 5 Thông tư 86/2024/TT-BTC và sẽ được áp dụng cho đến trước thời điểm chính thức chuyển đổi sang cơ chế quản lý thuế bằng số định danh cá nhân từ ngày 01/7/2025.
Tùy theo việc cá nhân có ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện thay thủ tục hay không, việc đăng ký mã số thuế được chia thành hai hình thức cụ thể:
(1) Trường hợp cá nhân tự thực hiện đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế
Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, trường hợp cá nhân không làm việc tại tổ chức chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho tổ chức đó thực hiện thay, thì phải trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế. Đối tượng áp dụng gồm các cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không qua khấu trừ tại nguồn – chẳng hạn như người làm việc cho tổ chức quốc tế, đại sứ quán hoặc nhận thu nhập từ cá nhân, tổ chức nước ngoài. Thủ tục được thực hiện như sau:
a) Địa điểm nộp hồ sơ:
– Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
– Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
b) Hồ sơ đăng ký thuế:
– Đối với cá nhân có thu nhập chịu thuế: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC
– Đối với người phụ thuộc: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC
(2) Trường hợp cá nhân uỷ quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp) đăng ký
(Theo điểm b khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân làm việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức trong nước và có thu nhập được chi trả thường xuyên có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cho mình và cả người phụ thuộc. Thủ tục được thực hiện như sau:
a) Địa điểm nộp hồ sơ:
– Tại cơ quan chi trả thu nhập.
– Trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập để được cơ quan thuế cấp mã số thuế. Cá nhân thông báo mã số thuế của cá nhân và người phụ thuộc với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế.
b) Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc gồm:
– Văn bản ủy quyền Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC
– Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân hoặc người phụ thuộc hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu).
c) Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập:
Cơ quan chỉ trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
Cơ quan chi trả thu nhập sử dụng mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, người phụ thuộc vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế theo quy định của pháp luật.
d) Lưu ý:
Theo quy định tại khoản 2 Điều 36 Thông tư 86/2024/TT-BTC thì trường hợp cá nhân đã đăng ký và kích hoạt tài khoản định danh điện tử Mức độ 2 theo quy định tại khoản 2 Điều 10, khoản 2 Điều 11 và Điều 14 Nghị định 69/2024/NĐ-CP để thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế thì không phải nộp bản sao hộ chiếu trong hồ sơ đăng ký thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, khoản 1 Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC nếu hộ chiếu đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.
2.2. Đăng ký mã số thuế cá nhân từ ngày 01/07/2025
Kể từ ngày 01/7/2025, hệ thống quản lý thuế sẽ có sự chuyển đổi quan trọng: số định danh cá nhân sẽ chính thức được sử dụng thay thế cho mã số thuế cá nhân, nhằm thống nhất cơ sở dữ liệu giữa ngành thuế và cơ quan quản lý dân cư. Theo quy định tại Điều 5 và Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân có nghĩa vụ thuế sẽ thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế theo số định danh cá nhân với hai phương thức: tự đăng ký trực tiếp hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập.
(1) Trường hợp cá nhân tự đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế:
Theo điểm c khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân cư trú có thu nhập thuộc diện chịu thuế nhưng không thông qua tổ chức chi trả thu nhập tại Việt Nam (hoặc không ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện đăng ký thay) sẽ tự nộp hồ sơ đăng ký thuế. Các đối tượng này bao gồm: người lao động làm việc cho tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán; cá nhân nhận thu nhập từ nước ngoài; cá nhân kinh doanh tự do. Thủ tục thực hiện như sau:
a) Địa điểm nộp hồ sơ:
– Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
– Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trà từ nước ngoài.
– Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú đối với những trường hợp khác.
b) Hồ sơ đăng ký thuế:
– Đối với cá nhân có thu nhập chịu thuế: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành theo Thông tư 86/2024/TT-BTC
(2) Trường hợp cá nhân uỷ quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp) đăng ký:
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị) thực hiện đăng ký mã số thuế cho bản thân và cả người phụ thuộc. Hình thức này phổ biến với người lao động làm việc tại các doanh nghiệp trong nước.
a) Địa điểm nộp hồ sơ:
– Tại cơ quan chi trả thu nhập.
– Trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập và thông báo số định danh cá nhân của cá nhân và người phụ thuộc với các cơ quan chi trả thu nhập khác để sử dụng vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế.
b) Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc gồm:
– Văn bản ủy quyền Mẫu số 41/UQ-ĐKT
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực nếu chưa tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.
c) Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập:
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT, tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
Cơ quan chi trả thu nhập sử dụng số định danh cá nhân của cá nhân, người phụ thuộc vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Theo Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định như sau:
– Nếu cá nhân/hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025, và thông tin đăng ký đã khớp đúng với cơ sở dữ liệu dân cư, thì từ 01/7/2025 sẽ được tự động chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân để thay thế mã số thuế cũ.
– Nếu thông tin đăng ký thuế chưa khớp đúng hoặc không đầy đủ, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái mã số thuế là “chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Khi đó, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký để cập nhật chính xác.
– Nếu cá nhân có nhiều mã số thuế (do đã từng đăng ký trùng hoặc sai), phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin số định danh để tích hợp và hợp nhất các mã số thuế về một mã duy nhất – chính là số định danh cá nhân.
– Hộ kinh doanh, cá nhân có thể tra cứu trạng thái đồng bộ hóa thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (www.gdt.gov.vn), trên ứng dụng iCanhan hoặc eTaxMobile.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
