Thủ tục đăng ký nội quy lao động

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

– Luật Lao động 2019;

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

– Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

– Nghị định 129/2025/NĐ-CP về thẩm quyền chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý Nhà nước của Bộ Nội vụ

– Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực lao động, tiền lương thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.[1]

2. Người lao động[2] là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.

Độ tuổi lao động tối thiểu của người lao động là đủ 15 tuổi, trừ trường hợp quy định tại Mục 1 Chương XI của Bộ luật Lao động 2019.

3. Nội quy lao động

Hiện nay Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành không có quy định cụ thể về định nghĩa nội quy lao động.

Tuy nhiên có thể hiểu, nội quy lao động là một văn bản do người sử dụng lao động ban hành quy định các quy tắc xử sự bắt buộc mà người lao động phải tuân thủ khi tham gia vào quan hệ lao động cũng như những quy định về những hành vi vi phạm kỷ luật lao động, cách thức xử lý kỷ luật người lao động và quy định về trách nhiệm vật chất.

Nội quy lao động là một công cụ giúp người sử dụng lao động duy trì trật tự tại nơi làm việc, giúp người sử dụng lao động điều hành mọi hoạt động của công ty một cách hiệu quả, hạn chế tình trạng vi phạm kỷ luật tại nơi làm việc.

III. QUY ĐỊNH VỀ NỘI QUY LAO ĐỘNG

1. Khi nào người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Căn cứ theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”

Như vậy, người sử dụng lao động bắt buộc phải ban hành nội quy lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

2. Nội dung của nội quy lao động[3]

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2019/NĐ-CP;

đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động, cụ thể:

“Khi gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh thì người sử dụng lao động được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động nhưng không được quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm; trường hợp chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm thì chỉ được thực hiện khi người lao động đồng ý bằng văn bản.

Người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động những trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.”

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động, cụ thể:

Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

3. Thẩm quyền ban hành nội quy lao động

Căn cứ theo quy định của pháp luật thì đăng ký nội quy lao động do người sử dụng lao động thực hiện với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo Điều 3 khoản 2 Bộ luật Lao động 2019: Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Đối với người sử dụng lao động là cá nhân thì cá nhân đó có thẩm quyền đăng ký nội quy lao động.

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp thì thẩm quyền đăng ký sẽ được xác định như sau:

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức, doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động với người lao động. Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

– Người được tổ chức, doanh nghiệp ủy quyền cho đăng ký nội quy lao động.

IV. THỦ TỤC BAN HÀNH NỘI QUY LAO ĐỘNG

1. Soạn thảo nội quy lao động

Nội quy lao động phải có đầy đủ nội dung theo quy định đồng thời Nội dung nội quy lao động phải không trái với pháp luật và các quy định liên quan, đồng thời không được gây bất lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật (Điều 121 khoản 2 Bộ luật Lao động 2019).

2. Lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động[4]

Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cụ thể:

1. Đối với vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36; cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều 42; phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44; thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93; quy chế thưởng theo quy định tại Điều 104 và nội quy lao động theo quy định tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được thực hiện như sau:

a) Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

b) Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

c) Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

d) Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

đ) Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định này;

e) Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

2. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. Ban hành quyết định nội quy lao động

Sau khi đã lấy ý kiến và chỉnh sửa, doanh nghiệp cần ban hành quyết định về nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy lao động sau khi ban hành phải được thông báo rộng rãi đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp để họ nắm rõ và tuân thủ.

V. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

1. Thành phần hồ sơ[5]

2. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết:[6]

Từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 28/02/2027, cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đăng ký nội quy lao động trong trường hợp được ủy quyền của cơ quan chuyên môn thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định tại khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động.[7]

3. Thời gian thực hiện:[8] Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động

4. Hình thức nộp hồ sơ:

Thực hiện theo một trong các hình thức sau:

– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

– Nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền);

– Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền).

5. Thủ tục thực hiện [9]

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Hiệu lực của nội quy lao động:[10]

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

6. Lệ phí: Không có

VI. MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG PHÁT SINH

1. Người sử dụng lao động không đăng ký nội quy lao động bị phạt bao nhiêu?

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức phạt người sử dụng lao động đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động như sau:

“2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

[…]

b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;”.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt đối của tổ chức gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động mức xử phạt hành chính được quy định như sau:

Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 05 – 10 triệu đồng;

Đối với tổ chức: Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng.

2. Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong thời hạn bao lâu?

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.[11]

3. Trường hợp nội quy lao động không phải đăng ký

Chỉ những công ty có từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền. Nên đối với dơn vị sử dụng dưới 10 lao động thì khi ban hành nội quy không phải đăng ký.

4. Người lao động có bắt buộc phải tuân thủ nội quy mà người sử dụng lao động ban hành không?

Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có nghĩa vụ: “Chấp hành kỷ luật lao động, nội quy lao động; tuân theo sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.”

Như vậy: Người lao động bắt buộc phải tuân thủ nội quy mà người sử dụng lao động ban hành.

5. Các chi nhánh có phải ban hành nội quy lao động riêng?

Khoản 4 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định về đăng ký nội quy lao động như sau: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Như vậy, chi nhánh không bắt buộc có nội quy lao động riêng.

Chi tiết cơ sở pháp lý:

[1] Khoản 2 Điều 3 Bộ luật lao động 2019;

[2] Khoản 1 Điều 3 Bộ luật lao động 2019;

[3] Khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019; Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

[4] Khoản 3, khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019; Khoản 3, khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

[5] Điều 120 Bộ luật Lao động 2019;

[6] Khoản 1, khoản 4 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019;

[7] Điều 67 : Nghị định 129/2025/NĐ-CP;

[8] Khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019;

[9] Khoản 2 Điều 32 Luật Du lịch 2017;

[10] Điều 121 Bộ luật Lao động 2019;

[11] khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019;

Lưu ý:

Các nội dung trình bày tại bài viết này được xây dựng trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm công bố. Tuy nhiên, quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế theo thời gian. Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác và cập nhật, Luật 3S khuyến nghị Quý khách hàng tham khảo tài liệu hướng dẫn chi tiết được cập nhật thường xuyên dưới đây:

Thủ tục đăng ký nội quy lao động

KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:

[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng –  Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.

[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.

[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com

[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:

Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …