ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ CHO TỔ CHỨC: NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT
Trong bối cảnh chính phủ điện tử và chuyển đổi số đang trở thành chiến lược quốc gia, việc định danh điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu bắt buộc để tham gia vào các giao dịch số một cách hợp pháp, an toàn và minh bạch. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, tổ chức vẫn chưa biết “định danh điện tử” cho tổ chức là gì? có bắt buộc không?. Bài viết này sẽ phân tích quy định pháp luật về định danh điện tử đối với tổ chức, làm rõ phạm vi áp dụng, tính chất bắt buộc của thủ tục này.
1. Tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức là gì?
Hiện nay, pháp luật chưa đưa ra một định nghĩa cụ thể về “tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức”. Tuy nhiên, căn cứ các quy định tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP, cụ thể:
Căn cứ khoản 5 Điều 3 Nghị định 69/2024/NĐ – CP: “Tài khoản định danh điện tử là tập hợp gồm tên đăng nhập, mật khẩu hoặc phương tiện xác thực khác được tạo lập bởi cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử, được dùng để truy cập, sử dụng các tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử và hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật.”
Căn cứ khoản 5 Điều 9 Nghị định 69/2024/NĐ – CP: “Tài khoản định danh điện tử được sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ hành chính công trên môi trường điện tử và các hoạt động khác theo nhu cầu của chủ thể danh tính điện tử.”
Căn cứ Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, về danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức:
“Điều 6. Danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức
1. Thông tin danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức gồm:
a) Số định danh của cơ quan, tổ chức;
b) Tên cơ quan, tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có);
c) Ngày, tháng, năm thành lập;
d) Địa chỉ trụ sở chính;
đ) Mã số thuế (nếu có);
e) Mã số doanh nghiệp (nếu có);
g) Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có);
h) Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân (hoặc số định danh của người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức.
2. Số định danh của cơ quan, tổ chức là dãy số tự nhiên duy nhất do hệ thống định danh và xác thực điện tử xác lập để quản lý danh tính điện tử của một cơ quan, tổ chức.”
Như vậy, tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức là danh tính số được thiết lập và cấp bởi Bộ Công an thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia. Tài khoản này đại diện cho pháp nhân trong không gian mạng, cho phép truy cập và sử dụng các nền tảng dịch vụ công, thực hiện giao dịch điện tử và xác thực thông tin chính thức của tổ chức một cách hợp pháp.
2. Cơ quan, tổ chức nào được cấp tài khoản định danh điện tử?
Căn cứ Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP về phân loại, đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử như sau:
“Điều 7. Phân loại, đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử
Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài cư trú trên lãnh thổ Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử như sau:
1. Đối với công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên đã được cấp thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước còn hiệu lực được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01, tài khoản định danh điện tử mức độ 02.
Công dân Việt Nam từ đủ 6 tuổi đến dưới 14 tuổi đã được cấp thẻ căn cước được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01, tài khoản định danh điện tử mức độ 02 khi có nhu cầu. Công dân Việt Nam dưới 6 tuổi đã được cấp thẻ căn cước được cấp tài khoản định danh mức độ 01 khi có nhu cầu.
2. Đối với người nước ngoài từ đủ 06 tuổi trở lên đã được cấp thẻ thường trú, thẻ tạm trú tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01, tài khoản định danh điện tử mức độ 02 khi có nhu cầu. Người nước ngoài dưới 06 tuổi được cấp thẻ thường trú, thẻ tạm trú tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 01 khi có nhu cầu.
3. Đối với cơ quan, tổ chức được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử không phân biệt theo mức độ.”
Như vậy, các cơ quan, tổ chức được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam đều được cấp tài khoản định danh điện tử không phân biệt theo mức độ.
3. Có bắt buộc định danh điện tử cho doanh nghiệp?
Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, quy định: “Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.”
Theo khoản 7 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định: “1. Tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh bằng tài khoản định danh điện tử do hệ thống định danh và xác thực điện tử tạo lập, đã kết nối, tích hợp trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh”.
Như vậy, tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp chỉ được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 06 năm 2025. Từ ngày 01/07/2025, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh bằng tài khoản định danh điện tử.
Theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử hiện nay không có bất cứ quy định nào yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện định danh điện tử
Vì vậy, không bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện định danh điện tử cũng như không có bất cứ quy định xử phạt nào nếu doanh nghiệp không thực hiện định danh điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên định danh điện tử để thuận tiện cho việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến.
4. Hướng dẫn định danh điện tử cho doanh nghiệp trên VNeID
Trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP như sau:
– Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia, cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có).
Trường hợp nộp trực tiếp, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước nơi thuận tiện.
– Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử tiến hành kiểm tra, xác thực thông tin về cơ quan, tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Trường hợp thông tin về cơ quan, tổ chức chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác thì thực hiện xác minh thông tin về cơ quan, tổ chức.
– Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục qua Ứng dụng định danh quốc gia hoặc số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.
Trường hợp không đủ điều kiện cấp tài khoản định danh điện tử thì cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký.
Tham khảo tài liệu hướng dẫn của Bộ Công An
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
