THỦ TỤC ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CHO THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, Văn phòng đại diện (VPĐD) của thương nhân nước ngoài có thể phát sinh nhu cầu thay đổi thông tin liên quan như tên thương nhân, địa chỉ trụ sở, người đứng đầu hoặc phạm vi hoạt động. Những thay đổi này cần được thực hiện đúng thủ tục pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp lệ của Giấy phép thành lập và tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp cần điều chỉnh, hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Nghị định 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
– Nghị định số 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 17/2022/NĐ-CP.
– Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 03/2024/TT-BCT.
– Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
II. TRƯỜNG HỢP PHẢI ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM [1]
Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong những trường hợp sau:
– Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.
– Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện.
– Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện.
– Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Lưu ý:
– Đối với các trường hợp hay đổi thông tin khác trên giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không thuộc các trường hợp trên (ví dụ như: Thông tin giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện…) thì không bắt buộc phải điều chỉnh giấy phép khi có sự thay đổi, thương nhân có nhu cầu vẫn thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.
Đối với các văn phòng đại diện của thương nhân, tổ chức đặc thù như: Văn phòng đại diện công ty bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài tại Việt Nam… thì – thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép theo quy định của Luật chuyên ngành
III. ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
(1) Thành phần hồ sơ
| STT | Hồ sơ | Số lượng | Loại văn bản | Ghi chú |
| 1. | Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký; | 01 | Bản chính | (Mẫu MĐ-3, Thông tư số 11/2016/TT-BCT) |
| 2. | Tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài (Giấy tờ này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam). | 01 | Bản chính | Trường hợp thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài |
| 3. | Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện; Giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi. | 01 | Bản chính | Trường hợp thay đổi người đứng đầu của của Văn phòng đại diện |
| 4. | Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật | 01 | Bản sao | Trường hợp thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện |
| 5. | Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện | 01 | Bản chính |
Lưu ý:
Đối với các tài liệu, thành phần hồ sơ là tiếng nước ngoài; Đề nghị thương nhân dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam; phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
(2) Cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Sở Công Thương: trường hợp nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao
(3) Thời hạn nộp: Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi về các nội dung của Giấy phép
(4) Hình thức nộp: Nộp trực tuyến hoặc trực tiếp
(5) Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
(6) Trình tự thực hiện
1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi về các nội dung của Giấy phép dưới đây, Thương nhân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Sở Công thương
2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Sở Công thương tiếp nhận hồ sơ và cấp Biên nhận.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở Công thương có văn bản yêu cầu thương nhân bổ sung hồ sơ.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương xem xét và điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh Giấy phép, Sở Công thương phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không điều chỉnh.
Trường hợp điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc việc thành lập văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; Sở Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan cấp phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
5. Công bố thông tin
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
– Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;
– Ngày điều chỉnh, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
(6) Lệ phí: 1.500.000 đồng/ 01 giấy phép [2]
IV. MỘT SỐ VẤN ĐỀ PHÁP LÝ KHÁC
Xử phạt trong trường hợp không điều chỉnh giấy phép [3]
Trường hợp không làm thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp pháp luật quy định thì sẽ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Lưu ý đây là mức phạt với cá nhân. Mức phạt với tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt với cá nhân, cụ thể là từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Chi tiết cơ sở pháp lý
[1] Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
[2] Thông tư số 143/2016/TT-BTC;
[3] điểm d Khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP;
Lưu ý:
Các nội dung trình bày tại bài viết này được xây dựng trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm công bố. Tuy nhiên, quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế theo thời gian. Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác và cập nhật, Luật 3S khuyến nghị Quý khách hàng tham khảo tài liệu hướng dẫn chi tiết được cập nhật thường xuyên dưới đây:
Thủ tục điều chỉnh giấy phép văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
