TRÌNH TỰ, THỦ TỤC LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG BẰNG VĂN BẢN ĐỂ THÔNG QUA NGHỊ QUYẾT CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG?
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản trị công ty cổ phần đòi hỏi không chỉ sự linh hoạt trong chiến lược mà còn phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật một cách chặt chẽ. Một trong những công việc quan trọng là lấy ý kiến cổ đông về các quyết định quan trọng của công ty. Thay vì tổ chức các cuộc họp cổ đông trực tiếp, việc lấy ý kiến bằng văn bản ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình này diễn ra đúng quy định, cần nắm rõ trình tự và thủ tục cụ thể. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình lấy ý kiến cổ đông trong công ty cổ phần bằng văn bản, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Mời các bạn cùng theo dõi.
1. Các hình thức thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản, trong đó:
* Đối với hình thức thông bao Nghị quyết bằng cách biểu quyết tại cuộc họp
Nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, gồm:
a) Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
b) Định hướng phát triển công ty;
c) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
d) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
đ) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Tổ chức lại, giải thể công ty.
* Đối với thể thức thông qua nghị quyết bằng cách lấy ý kiến của cổ đông bằng văn bản
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc thông qua nghị quyết bằng cách lấy ý kiến của cổ đông bằng văn bản được Hội đồng quản trị áp dụng khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty và không thuộc các trường hợp phải thông quan bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp nêu trên.
Như vậy, tùy trường hợp cụ thể mà việc thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về một vấn đề nào đó có thể được thực hiện bằng cách lấy ý bằng văn bản của cổ đông mà không phải yêu cầu cổ đông trực tiếp biểu quyết tại cuộc họp, hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản này sẽ có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Để áp dụng việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, cần phải thỏa hai điều kiện như sau:
Một là, việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản này phải là điều cần thiết và vì lợi ích của công ty;
Hai là, vấn đề cần thông qua trong nghị quyết không thuộc các trường hợp phải thực hiện thông qua hình thức biểu quyết tại cuộc họp theo Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.
2. Trình tự thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông là một quy trình quan trọng và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, nếu không Nghị quyết được thông qua có thể sẽ không có giá trị pháp lý.
Căn cứ theo Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2020, thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông diễn ra như sau:
Bước 1. Hội đồng quản trị xác định nội dung cần lấy ý kiến và thống nhất, ra quyết định về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty và thỏa các điều kiện được quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản theo Điều lệ, quy chế công ty và Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Bước 2. Xác định danh sách cổ đông lấy ý kiến
Theo quy định tại Điều lệ, quy chế công ty và pháp luật hiện hành, Hội đồng quản trị lập danh sách cổ đông có quyền biểu quyết để xác định danh sách cổ đông sẽ gửi phiếu lấy ý kiến
Việc lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 141 của Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó:
– Danh sách cổ đông lấy ý kiến được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
– Danh sách cổ đông lấy ý kiến phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và gửi lấy ý kiến
Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.
Yêu cầu và cách thức gửi phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo thực hiện theo quy định tại Điều 143 của Luật Doanh nghiệp 2020.
Bước 4: Cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến đã trả lời
Cổ đông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty bằng hình thức gửi thư, fax hoặc thư điện tử theo quy định sau đây:
a) Trường hợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;
b) Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử, phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu;
c) Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết;
Bước 5: Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu
Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty. Biên bản kiểm phiếu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;
c) Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số phiếu biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi phiếu biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;
d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;
đ) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.
Các thành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác;
Bước 6. Thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông và Gửi Biên bản kiểm phiếu đến các cổ đông của công ty
Trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 50% tổng số phiếu biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty;
Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;
Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
3. Tài liệu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
– Thông báo lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
– Mẫu phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
– Dự thảo Nghị quyết ĐHĐCĐ thông qua lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
– Mẫu giấy ủy quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản;
– Biên bản kiểm phiếu, Nghị quyết kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
