TRƯỜNG HỢP HỘ KINH DOANH PHẢI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỪ NGÀY 01/06/2025
Từ ngày 01/6/2025, hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ bước sang một giai đoạn mới theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Một trong những thay đổi quan trọng là việc mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Quy định mới không chỉ nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, mà còn hướng đến mục tiêu minh bạch hóa hoạt động thương mại, ngăn ngừa thất thu thuế, và nâng cao năng lực tuân thủ của người nộp thuế.
1. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, được tạo lập ngay tại thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thông qua thiết bị máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, thông qua các tổ chức trung gian được Tổng cục Thuế chấp thuận. Đây là hình thức hóa đơn điện tử đặc thù và được pháp luật quy định rõ tại Điều 89 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và gần nhất là Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), cùng với Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, máy tính tiền được hiểu là: “Hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng”. Máy tính tiền trong bối cảnh này không chỉ là thiết bị tính toán đơn thuần mà còn là một thiết bị đầu cuối thông minh, có khả năng tự động lập hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của cơ quan thuế theo thời gian thực.
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là sự kết hợp giữa thiết bị phần cứng (máy tính tiền) và giải pháp công nghệ kết nối với cơ quan thuế, đảm bảo quá trình phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng, minh bạch, tự động, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận thuế trong hoạt động kinh doanh – đặc biệt đối với các lĩnh vực tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vận tải, giải trí.
2. Nguyên tắc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phải tuân thủ nghiêm ngặt theo nguyên tắc pháp lý được quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
(i) Hóa đơn phải có khả năng nhận diện rõ ràng là được in từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là, trên hóa đơn phải có những thông tin nhận diện đặc thù như mã QR, mã cơ quan thuế, định danh hệ thống phát hành,… nhằm giúp người mua, người bán và cơ quan quản lý dễ dàng xác minh được xuất xứ hóa đơn. Việc này không chỉ phục vụ công tác kê khai và khấu trừ thuế, mà còn là biện pháp chống hóa đơn giả, hóa đơn trôi nổi.
(ii) Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số. Đây là điểm khác biệt cơ bản so với hóa đơn điện tử thông thường, nhằm đơn giản hóa thủ tục, giảm chi phí đầu tư cho người nộp thuế, đặc biệt là hộ kinh doanh. Tuy nhiên, dù không có chữ ký số, nhưng hóa đơn vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý, vì đã được cơ quan thuế cấp mã xác thực và lưu trữ dữ liệu đồng bộ trên hệ thống quản lý thuế.
(iii) Khoản chi sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền vẫn được coi là chi phí hợp pháp để tính thuế. Theo đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – kể cả trong trường hợp chỉ có bản sao chụp hóa đơn, hoặc chỉ truy xuất thông tin từ Cổng thông tin của Tổng cục Thuế – vẫn có thể kê khai chi phí này khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập. Nguyên tắc này ghi nhận giá trị chứng từ điện tử trong bối cảnh số hóa và đảm bảo tính linh hoạt trong lưu trữ, chứng minh chi phí đầu vào.
3. Điều kiện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với Hộ kinh doanh
Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:
“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Như vậy, từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
4. Nội dung của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Nghị định 70/2025 cũng sửa đổi nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Theo đó, nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
– Thời điểm lập hóa đơn.
– Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất thông tin hóa đơn điện tử.
Hiện tại, theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn nội dung cần có trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; thông tin người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán; thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
