HƯỚNG DẪN CÁC THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG, THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Đăng ký nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể cùng với báo cáo tình hình sử dụng lao động là những công việc quan trọng trong mảng lao động mà doanh nghiệp cần phải chú ý. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người chưa thực sự nắm vững các quy định của pháp luật hiện hành dẫn đến việc doanh nghiệp bị phạt do không thực hiện đúng quy định. Vì vậy, thông qua bài viết dưới đây Luật 3S sẽ cung cấp đến quý bạn đọc những thông tin cần thiết nhất liên quan đến vấn đề này.
1. ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG
Căn cứ pháp lý:
Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Đồng thời tại khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP cũng có quy định về vấn đề này như sau: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”
Thủ tục đăng ký nội quy lao động:
Bước 1, người sử dụng lao động chuẩn bị 01 hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh – Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Thành phần hồ sơ bao gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
– Nội quy lao động;
– Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Bước hai, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Đối với trường hợp Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Như vậy, đối với các doanh nghiệp có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh thành khác nhau, thì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện nghĩa vụ gửi Nội quy lao động đã đăng ký đến các Sở Lao động – Thương binh và xã hội nơi đặt các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đó mà không cần phải thực hiện đăng ký lại.
Các vấn đề mà Người sử dụng lao động cần lưu ý đối với Nội quy lao động như sau:
– Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
– Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Mức phạt do không thực hiện việc đăng ký nội quy lao động:
Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 18 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP, đối với người sử dụng lao động không thực hiện các nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động sẽ bị phạt như sau:
“1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;”
2. GỬI THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ
Căn cứ pháp lý:
Theo Điều 77 Bộ luật lao động 2019 quy định như sau: “Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thỏa ước lao động tập thể được ký kết, người sử dụng lao động tham gia thỏa ước phải gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.”
Thủ tục, trình tự gửi thỏa ước lao động tập thể:
– Đối với thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, trước khi ký kết, dự thảo thỏa ước lao động tập thể đã được các bên đàm phán phải được lấy ý kiến của toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp. Thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp chỉ được ký kết khi có trên 50% người lao động của doanh nghiệp biểu quyết tán thành.
– Đối với thỏa ước lao động tập thể ngành, đối tượng lấy ý kiến bao gồm toàn bộ thành viên ban lãnh đạo của các tổ chức đại diện người lao động tại các doanh nghiệp tham gia thương lượng. Thỏa ước lao động tập thể ngành chỉ được ký kết khi có trên 50% tổng số người được lấy ý kiến biểu quyết tán thành.
Đối với thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp, đối tượng lấy ý kiến bao gồm toàn bộ người lao động tại các doanh nghiệp tham gia thương lượng hoặc toàn bộ thành viên ban lãnh đạo của các tổ chức đại diện người lao động tại các doanh nghiệp tham gia thương lượng. Chỉ những doanh nghiệp có trên 50% số người được lấy ý kiến biểu quyết tán thành mới tham gia ký kết thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp.
– Thời gian, địa điểm và cách thức lấy ý kiến biểu quyết đối với dự thảo thỏa ước lao động tập thể do tổ chức đại diện người lao động quyết định nhưng không được làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bình thường của doanh nghiệp tham gia thương lượng. Người sử dụng lao động không được gây khó khăn, cản trở hoặc can thiệp vào quá trình tổ chức đại diện người lao động lấy ý kiến biểu quyết về dự thảo thỏa ước.
– Thỏa ước lao động tập thể được ký kết bởi đại diện hợp pháp của các bên thương lượng.
Trường hợp thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp được tiến hành thông qua Hội đồng thương lượng tập thể thì được ký kết bởi Chủ tịch Hội đồng thương lượng tập thể và đại diện hợp pháp của các bên thương lượng.
Để thỏa ước lao động có giá trị pháp lý, đảm bảo sự tôn trọng lẫn nhau giữa các bên trong vòng 10 ngày kể từ ngày thỏa ước lao động tập thể được ký kết, người sử dụng lao động tham gia thỏa ước phải gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính – Sở Lao động, Thương binh và xã hội.
Lưu ý đối với Thỏa ước lao động tập thể:
– Thỏa ước lao động tập thể phải được gửi cho mỗi bên ký kết. Đối với thỏa ước lao động tập thể ngành hoặc thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp thì từng người sử dụng lao động và từng tổ chức đại diện người lao động tại các doanh nghiệp tham gia thỏa ước phải được nhận 01 bản.
– Sau khi thỏa ước lao động tập thể được ký kết, người sử dụng lao động phải công bố cho người lao động của mình biết.
Mức phạt do không thực hiện việc Gửi thỏa ước lao động tập thể:
Theo Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP, đối với hành vi không thực hiện đúng sẽ bị xử lý như sau:
“Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không gửi thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước theo quy định;
b) Không trả chi phí cho việc thương lượng, ký kết, sửa đổi, bổ sung, gửi và công bố thỏa ước lao động tập thể;
c) Không công bố nội dung của thỏa ước lao động tập thể đã được ký kết cho người lao động biết.”
3. BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Về vấn đề này, tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật lao động 2019 quy định như sau: “Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.”
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động như sau: “Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.”
Như vậy, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ báo cáo tình hình thay đổi lao động.
Thời hạn thực hiện việc báo cáo:
-Báo cáo định kỳ 06 tháng: trước ngày 05 tháng 6;
-Báo cáo hằng năm: trước ngày 05 tháng 12;
Cách thức báo cáo:
-Trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
-Nộp trực tiếp đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thành phần hồ sơ: Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Mức phạt khi không thực hiện nghĩa vụ báo cáo:
Theo quy định khoản 1, Điều 7 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định về vi phạm quản lý lao động như sau:
“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện;”
Trên đây là ý kiến tư vấn sơ bộ của Luật 3S dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm tư vấn. Để được tư vấn chi tiết, giải quyết cho từng trường hợp cụ thể, quý khách hàng vui lòng gọi hotline: 0363.38.34.38 hoặc gửi email: info.luat3s@gmail.com để được Luật sư tư vấn chi tiết.
