KÝ HỢP ĐỒNG TỪ NƯỚC NGOÀI KHI NGƯỜI ĐẠI DIỆN VẮNG MẶT QUÁ 30 NGÀY: CÓ HỢP PHÁP KHÔNG?
Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, việc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp Việt Nam thường xuyên đi công tác, sinh sống hoặc làm việc ở nước ngoài ngày càng phổ biến. Một tình huống pháp lý được đặt ra là: nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đã xuất cảnh khỏi Việt Nam trên 30 ngày, nhưng vẫn ký hợp đồng từ nước ngoài gửi về thì hợp đồng đó có giá trị pháp lý hay không? Bài viết này sẽ phân tích các căn cứ pháp luật cho doanh nghiệp liên quan tình huống này.
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?
Theo khoản 1 điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”. Như vậy, có thể thấy người đại diện theo pháp luật không chỉ là người điều hành doanh nghiệp mà còn là đại diện pháp lý duy nhất hoặc chủ yếu của doanh nghiệp trong mối quan hệ với Nhà nước và các bên thứ ba.
Mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Luật Doanh nghiệp hiện hành cho phép công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần được chỉ định một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, cụ thể: Theo quy định khoản 2 điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.Trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Nếu Điều lệ công ty không quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ, thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Về mặt chức danh, người đại diện theo pháp luật có thể là một trong những vị trí chủ chốt sau, tùy theo loại hình doanh nghiệp:
– Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân.
– Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì người đại diện theo pháp luật có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật.
– Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.
– Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
– Đối với công ty hợp danh thì thành viên hợp danh sẽ là người đại diện theo pháp luật công ty.
2. Khi doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt: Ai có quyền thực hiện công việc thay?
Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
…
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luậtcư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
…”
Như vậy, doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam để duy trì hoạt động điều hành và thực hiện các quyền, nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này dự kiến xuất cảnh khỏi Việt Nam quá 30 ngày, thì phải lập văn bản ủy quyền cho một cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện thay các quyền và nghĩa vụ đại diện pháp luật trong thời gian vắng mặt. Đây là quy định mang tính bắt buộc, nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp không có đại diện hợp pháp khi phát sinh các giao dịch hoặc nghĩa vụ liên quan đến cơ quan nhà nước, đối tác, hay bên thứ ba.
Người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc trong phạm vi ủy quyền được xác lập bằng văn bản, và người đại diện theo pháp luật vắng mặt vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng đối với những hành vi của người được ủy quyền. Trong thực tiễn, đây là cơ chế chuyển giao trách nhiệm tạm thời, không làm thay đổi tư cách đại diện pháp luật chính thức đã được đăng ký tại Cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp người đại diện theo pháp luật chưa quay lại Việt Nam sau khi hết thời hạn ủy quyền mà không tiếp tục ủy quyền cho người khác, thì người được ủy quyền trước đó tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ đại diện, cho đến khi người đại diện trở lại hoặc doanh nghiệp có quyết định cử người mới làm người đại diện theo pháp luật.
3. Người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không ủy quyền thì có bị xử phạt không?
Theo quy định tại Điều 51 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không tuân thủ nghĩa vụ liên quan đến đại diện theo pháp luật như sau:
“Điều 51. Vi phạm về người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam;
b) Không ủy quyền bằng văn bản cho người khác làm đại diện hoặc ủy quyền bằng văn bản đã hết hạn nhưng không gia hạn khi người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam;
c) Người đại diện theo ủy quyền không đủ tiêu chuẩn theo quy định;
d) Ủy quyền vượt quá số lượng người được ủy quyền tối đa theo quy định của pháp luật.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc đăng ký người đang cư trú tại Việt Nam làm người đại diện của doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b) Buộc ủy quyền cho người khác làm đại diện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;
c) Buộc thay đổi người đại diện đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.
Ngoài ra, căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định mức phạt tiền khi người đại diện theo pháp luật của công ty vắng mặt mà không ủy quyền như sau:
“Điều 4. Mức phạt tiền
…
2. Mức phạt tiền quy định tại Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức (trừ mức phạt quy định tại điểm c khoản 2 Điều 28; điểm a và điểm b khoản 2 Điều 38; Điều 62 và Điều 63 Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với cá nhân). Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.”
Như vậy, trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không ủy quyền cho người khác làm đại diện thì sẽ bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Mức phạt này áp dụng cho tổ chức vi phạm, còn đối với cá nhân vi phạm thì bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về người đại diện theo pháp luật vắng mặt sẽ phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc ủy quyền cho người khác làm đại diện.
4. Giá trị pháp lý của hợp đồng được ký khi Người đại diện theo pháp luật vi phạm nghĩa vụ ủy quyền
Thứ nhất, về thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật khi ký hợp đồng
Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày nhưng không lập văn bản ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, hành vi này được xem là vi phạm nghĩa vụ quản trị nội bộ. Tuy nhiên, để đánh giá giá trị pháp lý của hợp đồng được ký trong thời gian này, cần tách biệt hai mối quan hệ pháp lý độc lập: (i) quan hệ nội bộ giữa người đại diện và doanh nghiệp; và (ii) quan hệ đối ngoại giữa doanh nghiệp và bên thứ ba (đối tác giao kết hợp đồng).
Về quan hệ nội bộ, người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông nếu việc không thực hiện ủy quyền gây ra thiệt hại hoặc ảnh hưởng đến hoạt động điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này không làm mất đi tư cách đại diện hợp pháp của họ nếu tại thời điểm ký hợp đồng, người này vẫn được ghi nhận là người đại diện theo pháp luật hợp pháp vào thời điểm thực hiện giao dịch.
Do đó, nếu người ký hợp đồng là người đại diện theo pháp luật được pháp luật công nhận tại thời điểm giao kết, thì hợp đồng đó về nguyên tắc vẫn có giá trị pháp lý đối với doanh nghiệp, dù có vi phạm nghĩa vụ nội bộ.
Thứ hai, về hình thức và phương thức ký kết hợp đồng từ nước ngoài
Pháp luật Việt Nam không giới hạn địa điểm ký kết hợp đồng trong lãnh thổ Việt Nam. Theo Điều 399 Bộ luật Dân sự 2015, địa điểm giao kết hợp đồng là do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì được xác định tại nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đưa ra đề nghị. Vì vậy, việc người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng khi đang ở nước ngoài không ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng.
Về hình thức hợp đồng và phương thức ký kết hợp đồng, người đại diện theo pháp luật có thể ký “tươi” rồi chuyển phát về Việt Nam hay sử dụng chữ ký số, hợp đồng điện tử để ký kết từ bất kỳ đâu trên thế giới đều có giá trị pháp lý ngang nhau và không ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng, cụ thể:
Điều 116 BLDS 2015 quy định: “ Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”. Điều 119 BLDS 2015 quy định: “Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.”
Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:
– Tại Khoản 1 Điều 7: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và hình thức trao đổi dữ liệu điện tử khác theo quy định của pháp luật.”
– Tại Điều 8: “Thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như văn bản nếu nội dung thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng để tham khảo khi cần thiết.”
– Tại Điều 23: “Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
Chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký tay nếu được xác lập theo phương thức xác thực tin cậy và phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.”
Như vậy, dù hợp đồng được ký tại nước ngoài bằng chữ ký tay và gửi về Việt Nam, hoặc ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ, thì đều có giá trị pháp lý như hợp đồng ký trực tiếp tại Việt Nam, nếu đáp ứng đồng thời ba điều kiện: (i) người ký có thẩm quyền đại diện hợp pháp tại thời điểm ký; (ii) nội dung giao dịch không trái pháp luật, đạo đức xã hội; và (iii) hình thức giao kết phù hợp quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Giao dịch điện tử. Lưu ý, đối với một số loại hợp đồng yêu cầu phải công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.
Do đó, việc người đại diện theo pháp luật sử dụng chữ ký số hoặc các hình thức xác thực điện tử khác để ký hợp đồng từ nước ngoài là hoàn toàn hợp lệ và được pháp luật công nhận.
5. Kết luận
Hợp đồng do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký từ nước ngoài, ngay cả khi người đó đã vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày mà không thực hiện việc ủy quyền, vẫn có giá trị pháp lý và ràng buộc đối với doanh nghiệp và bên thứ ba. Sự vi phạm nghĩa vụ ủy quyền là vấn đề quản trị nội bộ của doanh nghiệp nhưng điều đó không làm mất đi hiệu lực của giao dịch mà họ đã nhân danh công ty xác lập một cách hợp pháp với đối tác bên ngoài.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
