Người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?
Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là loại giấy tờ quan trọng nhằm ghi lại quá trình người lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy, Khi nào cần chốt sổ BHXH? Người lao động có thể tự chốt sổ dược không? Thủ tục chốt sổ BHXH như thế nào? Mời các cùng tham khảo bài viết sau đây của Luật 3S nhé!
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Luật BHXH 2014
– Bộ luật lao động 2019
– Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 về thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý Sổ BHXH, Thẻ BHYT
– Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017
II. CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI LÀ GÌ?
BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH (Khoản 1 Điều 3 Luật BHXH 2014)
Sổ BHXH được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật BHXH (Khoản 1 Điều 96 Luật BHXH 2014)
Thủ tục chốt sổ BHXH là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
– Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
– Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan BHXH quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
– Khi công ty phá sản, ngừng hoạt động.
III. NGƯỜI LAO ĐỘNG TỰ CHỐT SỔ BẢO HIỂM ĐƯỢC KHÔNG?
Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm:
“Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động”
Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 cũng nêu rõ:
“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH được. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Sau khi chấm dứt hợp đồng với người lao động, cần nhanh chóng tiến hành thủ tục chốt sổ BHXH. Nếu người sử dụng lao động không chịu chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị phạt nặng theo quy định của pháp luật.
IV. THỦ TỤC CHỐT SỔ BHXH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG (Dành cho người sử dụng lao động)
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Để chốt sổ BHXH cho người lao động, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:
– Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);
Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia. Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
– Sổ BHXH;
– Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và trực tiếp gửi tới cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết.
Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH
– Thời hạn giải quyết đối với báo giảm lao động là 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ
-Thời hạn xác nhận sổ bảo hiểm là 5 ngày làm việc đối với trường hợp báo giảm lao động. (Khoản 4 Điều 29 Luật BHXH 2014)
V. CHỐT SỔ BẢO HIỂM TRONG TRƯỜNG HỢP CÔNG TY PHÁ SẢN
Trường hợp doanh nghiệp phá sản và không chốt sổ BHXH cho người lao động, để tiếp tục đóng BHXH ở nơi làm việc mới, người lao động cần thực hiện thủ tục chốt và chuyển sổ BHXH như sau:
Thủ tục chốt sổ BHXH
Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV thì:
– Đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
– Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
(Theo điểm 3.2 khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 72 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH)
Như vậy, khi doanh nghiệp phá sản và không thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động đến thời điểm công ty đã đóng BHXH cho người lao động.
Thủ tục chuyển sổ BHXH từ công ty cũ sang công ty mới
Sổ BHXH của người lao động di chuyển đơn vị đóng được chuyển toàn bộ quá trình thời gian đã đóng đến đơn vị mới để ghi quá trình đóng tiếp. (Khoản 72 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH)
Sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH tại nơi làm việc cũ, công ty mới có trách nhiệm đăng ký tiếp nhận sổ và đóng tiếp BHXH cho người lao động.
Hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595 bao gồm:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
VI. NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Thời hạn để công ty hoàn tất chốt sổ BHXH cho người lao động?
Theo pháp luật hiện hành thì chưa có quy định nào quy định cụ thể thời gian tối đa để người sử dụng lao động hoàn tất việc chốt sổ BHXH cho người lao động mà chỉ quy định đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động.
2. Làm sao để được chốt sổ BHXH khi nghỉ ngang?
Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động không phụ thuộc vào việc người lao động nghỉ việc đúng quy định hay không.
Trong trường hợp người sử dụng lao động cố tình không trả lại sổ BHXH cho người lao động thì người lao động có thể làm đơn khiếu nại gửi đến Công đoàn hoặc Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để cơ quan này giải quyết buộc người sử dụng lao động thực hiện chốt và trả lại sổ BHXH cho người lao động. Nếu không được giải quyết thỏa đáng, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện ra Tòa án quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở.
3. Mức phạt khi Công ty không chốt sổ bảo hiểm cho người lao động
Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động khi nghỉ việc sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi Không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.
Với các mức phạt:
Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
4. Điều kiện để chốt được sổ BHXH
Theo quy định tại Điều 21 của Luật BHXH 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng BHXH đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền BHXH cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
