CHI PHÍ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN: KHI NÀO DOANH NGHIỆP ĐƯỢC TÍNH VÀO CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ?
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ người trực tiếp sản xuất, thu nhặt hoặc từ hộ gia đình, cá nhân không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn. Việc không có hóa đơn trong những trường hợp này không đồng nghĩa với việc khoản chi đương nhiên không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
1. Nguyên tắc chung về điều kiện chi phí được trừ
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện:
Thứ nhất, khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai, khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Như vậy, nguyên tắc chung vẫn là khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật đồng thời quy định một số trường hợp đặc thù mà người bán không có hóa đơn nhưng doanh nghiệp vẫn có thể được tính chi phí, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và hồ sơ tương ứng.
2. Năm trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được lập bảng kê để tính chi phí được trừ
Theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được áp dụng cơ chế lập bảng kê đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.
Các trường hợp gồm:
Một là, mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
Hai là, mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
Ba là, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
Bốn là, mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
Năm là, mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT, không thuộc các trường hợp nêu trên.
Đây là các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép xử lý hồ sơ mua hàng không có hóa đơn.
Như vậy, việc bên bán không xuất hóa đơn chỉ là điều kiện thực tế; để được tính chi phí, giao dịch phải thuộc đúng trường hợp pháp luật cho phép và doanh nghiệp phải hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định.
3. Hồ sơ và điều kiện khi lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn
Từ ngày 12/3/2026, hồ sơ đối với các trường hợp nêu trên được hướng dẫn tại điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Theo đó, doanh nghiệp phải có:
Thứ nhất, chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán.
Thứ hai, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.
Bảng kê phải thể hiện các thông tin cơ bản về người bán, địa chỉ, số căn cước, hàng hóa, dịch vụ mua vào, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán theo mẫu.
Đặc biệt, đối với trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý vì quy định hiện hành không còn phù hợp với cách hiểu trước đây rằng các giao dịch lập bảng kê đều có thể thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua rau củ trực tiếp từ người nông dân là người sản xuất với giá trị 3 triệu đồng thì có thể lập Mẫu số 02/TNDN và chứng từ chi tiền phù hợp. Nếu giá trị mua của một người trong cùng ngày là 8 triệu đồng thì ngoài hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, bảng kê không phải là chứng từ thay thế hóa đơn một cách tùy ý. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng Mẫu số 02/TNDN khi giao dịch thuộc đúng trường hợp được quy định và phải đồng thời đáp ứng các yêu cầu về chứng từ thanh toán.
4. Kết luận
Chi phí không có hóa đơn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên không được tính vào chi phí được trừ. Pháp luật thuế TNDN cho phép một số trường hợp đặc thù như mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân và một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
