NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI THÀNH LẬP MỚI CÔNG TY
Nhiều người khởi nghiệp chỉ quan tâm nộp hồ sơ nhanh để có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mà chưa hiểu rằng có Giấy chứng nhận không đồng nghĩa công ty đã được thành lập trên cơ sở đúng và đủ về mặt pháp lý. Nhiều sai sót phát sinh ngay từ bước thành lập chỉ bộc lộ hậu quả sau vài năm, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hoặc khi tranh chấp nội bộ xảy ra hoặc khi công ty mở rộng, gọi vốn. Dưới đây là những vấn đề pháp lý cần lưu ý khi thành lập mới công ty, theo quy định hiện hành.
1. Chủ thể có quyền và không có quyền thành lập doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 17.
Theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025, Tổ chức, cá nhân sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:
– Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
– Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức, trừ trường hợp được thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;
– Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước.
– Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác.
– Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân.
– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng;
– Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.
Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung 2025: Tổ chức, cá nhân có quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp vào công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh theo quy định của Luật này, trừ trường hợp sau đây:
– Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước góp vốn vào doanh nghiệp để thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
– Đối tượng không được góp vốn vào doanh nghiệp theo quy định của Luật Cán bộ, công chức, Luật Viên chức và Luật Phòng, chống tham nhũng, trừ trường hợp được thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
2. Đặt tên doanh nghiệp không được trùng, không được gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác
Theo khoản 1 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự là loại hình doanh nghiệp và tên riêng của doanh nghiệp đó.
Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, có 3 điều bị cấm khi đặt tên doanh nghiệp gồm:
(i) Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này.
(ii) Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
(iii) Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Về tên trùng hoặc nhầm lẫn, tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký. Theo đó, các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký như:
a) Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;
b) Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
c) Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
d) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
đ) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-“, “_”;
e) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
g) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;
h) Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng việc được chấp thuận tên doanh nghiệp không đồng nghĩa tên đó không thể phát sinh tranh chấp về sở hữu trí tuệ. Trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu, tên thương mại hoặc chỉ dẫn địa lý được bảo hộ, việc xử lý được thực hiện theo pháp luật sở hữu trí tuệ và Điều 15 Nghị định 168/2025/NĐ-CP; trong trường hợp đủ căn cứ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thay đổi tên.
3. Ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Không phải ngành nghề nào cũng được kinh doanh tự do ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Luật Đầu tư số 143/2025/QH15 và Phụ lục IV của Luật này, được sửa đổi, cắt giảm theo Nghị quyết số 66.17/2026/NQ-CP, một số ngành, nghề kinh doanh thuộc diện kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp cần xác định đúng ngành, nghề và đối chiếu điều kiện kinh doanh tương ứng theo pháp luật chuyên ngành trước khi thực hiện hoạt động.
Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện kinh doanh tương ứng với từng ngành, nghề theo pháp luật chuyên ngành. Tùy từng lĩnh vực, điều kiện có thể được áp dụng dưới hình thức giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận/chấp thuận hoặc các yêu cầu khác; thời điểm và phương thức đáp ứng điều kiện cũng cần được xác định theo quy định cụ thể của từng ngành.
Ví dụ minh họa: một công ty đăng ký ngành nghề dịch vụ bảo vệ có thể vẫn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhưng nếu chưa đáp ứng điều kiện riêng của ngành như điều kiện về an ninh trật tự theo pháp luật chuyên ngành, doanh nghiệp chưa được phép chính thức hành nghề trong lĩnh vực đó dù đã có mã số doanh nghiệp. Sai lầm phổ biến là chủ doanh nghiệp chỉ kiểm tra ngành nghề có được phép đăng ký hay không mà bỏ qua điều kiện hành nghề đi kèm, dẫn đến ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho dịch vụ mà công ty chưa đủ điều kiện pháp lý để cung cấp.
4. Vốn điều lệ phải phù hợp với khả năng góp vốn thực tế
Vốn điều lệ là một trong những nội dung được kê khai khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc pháp luật cho phép doanh nghiệp tự xác định vốn điều lệ không đồng nghĩa doanh nghiệp được quyền kê khai một mức vốn mà trên thực tế không có khả năng góp.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ góp đủ vốn hoặc thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký trong thời hạn luật định. Trường hợp không góp đủ vốn theo cam kết, doanh nghiệp phải xử lý và đăng ký điều chỉnh vốn theo quy định.
Theo khoản 5 Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi tại khoản 5 Điều 1 Luật số 76/2025/QH15, hành vi bị nghiêm cấm bao gồm kê khai khống vốn điều lệ thông qua việc không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký mà không thực hiện đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo quy định của pháp luật, và cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị.
Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP ban hành ngày 23/7/2026, có hiệu lực từ ngày ban hành, sửa đổi khoản 1 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy định mới bổ sung yêu cầu chủ sở hữu, cổ đông, thành viên công ty góp vốn đúng quy định và cấm đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp. Đây là điểm cần lưu ý với các công ty có thỏa thuận nhờ đứng tên hộ phần vốn góp, hình thức vốn dĩ tiềm ẩn rủi ro tranh chấp, nay càng rõ ràng là hành vi không được pháp luật thừa nhận trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
5. Kiểm tra tính hợp lệ của địa chỉ trụ sở chính
Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và phải được xác định cụ thể theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần bảo đảm địa chỉ đăng ký được ghi đầy đủ theo địa giới hành chính và đáp ứng điều kiện để làm trụ sở doanh nghiệp.
Đặc biệt, cần lưu ý trường hợp sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở. Doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở làm địa chỉ trụ sở, trừ trường hợp phần diện tích có chức năng thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng phù hợp với quy định pháp luật.
Lưu ý khi sử dụng văn phòng ảo:
Việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để đăng ký trụ sở không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể hoàn toàn không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Doanh nghiệp cần bảo đảm khả năng tiếp nhận thư từ, thông báo của cơ quan nhà nước và đáp ứng các yêu cầu liên quan đến việc nhận diện địa điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu cơ quan thuế xác minh và xác định doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký nhưng không giải trình được, doanh nghiệp có thể bị chuyển trạng thái sang “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, từ đó phát sinh nhiều rủi ro liên quan đến mã số thuế và hóa đơn.
Ngoài ra, khi thuê địa chỉ làm trụ sở, doanh nghiệp nên thỏa thuận rõ với bên cho thuê về quyền treo biển hiệu tại địa chỉ thuê. Đây là vấn đề tưởng như đơn giản nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác minh hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
6. Kiểm tra tình trạng thuế của người đại diện theo pháp luật
Một vấn đề cần được kiểm tra trước khi thành lập doanh nghiệp là tình trạng pháp lý và tình trạng thuế của người dự kiến làm người đại diện theo pháp luật.
Đặc biệt, cần xem xét trường hợp người đại diện theo pháp luật đang đứng tên tại doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh khác và doanh nghiệp, hộ kinh doanh đó đang có vấn đề về thuế, nợ thuế, bị cưỡng chế thuế, ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hoặc có các dấu hiệu rủi ro khác.
Theo thực tiễn xử lý hồ sơ thuế, tình trạng của người đại diện theo pháp luật có thể ảnh hưởng đến quá trình doanh nghiệp mới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Do đó, không nên chỉ kiểm tra điều kiện đăng ký doanh nghiệp mà cần kiểm tra cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng vận hành doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
7. Kết luận
Thành lập công ty không chỉ là thủ tục hành chính để có mã số doanh nghiệp, mà là bước đặt nền móng pháp lý cho toàn bộ quá trình vận hành sau này. Xác định đúng chủ thể có quyền thành lập, đặt tên hợp lệ, kiểm tra kỹ điều kiện ngành nghề, tuân thủ đúng quy định về góp vốn và xây dựng Điều lệ phản ánh đúng thỏa thuận thực tế giữa các thành viên là những việc cần làm cẩn trọng ngay từ đầu, thay vì xử lý khi tranh chấp đã phát sinh.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Dịch vụ pháp lý khác
