KHÁCH HÀNG TRẢ LẠI HÀNG, HÓA ĐƠN ĐÃ XUẤT XỬ LÝ THẾ NÀO CHO ĐÚNG?
Trong quá trình kinh doanh, việc khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa có thể phát sinh do hàng hóa không đúng thỏa thuận, không đạt chất lượng, bị lỗi hoặc vì các lý do khác theo hợp đồng. Khi hàng đã được giao và hóa đơn đã lập, việc khách hàng trả lại hàng không chỉ ảnh hưởng đến hàng tồn kho mà còn liên quan trực tiếp đến hóa đơn, doanh thu và thuế GTGT của doanh nghiệp. Vậy khi khách hàng trả lại hàng, bên nào phải lập hóa đơn, hóa đơn xử lý như thế nào và doanh nghiệp kê khai thuế ra sao?
1. Khi khách hàng trả lại hàng, bên nào lập hóa đơn?
Theo điểm c.1, c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định:
“c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa;
c.2) Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán;”
Như vậy, khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập. Trường hợp các bên có thỏa thuận thì người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán. Riêng đối với hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và đã đăng ký theo tên người mua, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp trả lại hàng và thỏa thuận giữa các bên trước khi lập hóa đơn, tránh việc xác định sai chủ thể lập hóa đơn dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và xử lý hóa đơn.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi khách hàng trả lại hàng?
Theo Điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định: “…Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều này, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;”
Do đó, tùy thuộc vào giao dịch thực tế, doanh nghiệp cần lưu giữ các tài liệu có khả năng chứng minh việc trả lại hàng đã thực sự phát sinh, chẳng hạn như:
– Hợp đồng mua bán và các thỏa thuận liên quan;
– Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do trả hàng, số lượng và giá trị hàng trả lại;
– Biên bản giao nhận hàng trả lại;
– Phiếu nhập kho đối với bên bán;
– Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng theo trường hợp áp dụng;
– Các chứng từ khác liên quan đến việc thanh toán, hoàn tiền hoặc xử lý công nợ nếu có.
Hồ sơ cần thống nhất về số lượng, giá trị, lý do trả hàng và thông tin hóa đơn, tránh trường hợp hàng thực tế đã nhập lại kho nhưng không có chứng từ chứng minh hoặc hóa đơn điều chỉnh không phù hợp với số lượng hàng trả lại.
3. Xử lý doanh thu và thuế GTGT khi hàng bị trả lại như thế nào?
Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định đối với hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp tại khoản 5 Điều 10, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Về phía người bán, khi hàng hóa được trả lại, doanh thu và thuế GTGT đầu ra của phần hàng trả lại được điều chỉnh giảm tương ứng với giá trị thực tế hàng hóa được trả lại. Đối với người mua, nếu trước đó đã kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của số hàng trả lại thì phải thực hiện điều chỉnh phần thuế GTGT đầu vào tương ứng theo hóa đơn điều chỉnh. Việc xác định giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa bán ra được thực hiện theo quy định của Luật Thuế GTGT và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
4. Kết luận
Khi khách hàng trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; trường hợp hai bên có thỏa thuận thì người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán. Riêng đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đã đăng ký theo tên người mua thì áp dụng quy định riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.
Doanh nghiệp đồng thời phải lập và lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả lại hàng, thực hiện điều chỉnh hóa đơn, doanh thu, hàng tồn kho và thuế GTGT tương ứng với phần hàng bị trả lại theo quy định.
