CHECKLIST HỒ SƠ PHÁP LÝ PHÒNG KHÁM CẦN CHUẨN BỊ KHI THANH TRA, KIỂM TRA
Từ đầu năm 2026, Bộ Y tế liên tục chỉ đạo các Sở Y tế tăng cường thanh tra, hậu kiểm cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tư nhân, tập trung vào giấy phép hoạt động, giấy phép hành nghề của nhân sự, phạm vi chuyên môn và hoạt động quảng cáo. Một phòng khám vận hành đúng thực tế nhưng thiếu hồ sơ chứng minh tại thời điểm kiểm tra vẫn có thể bị lập biên bản vi phạm. Dưới đây là checklist hồ sơ pháp lý phòng khám cần chuẩn bị sẵn sàng khi thanh kiểm tra tại phòng khám.
1. Nhóm hồ sơ pháp lý về hoạt động của cơ sở
– Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh còn hiệu lực, cấp theo đúng hình thức tổ chức (phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa…) theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
– Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật kèm theo giấy phép hoạt động, và các quyết định điều chỉnh (nếu có) khi bổ sung phạm vi chuyên môn theo Điều 65, Điều 66 Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh, còn phù hợp với ngành nghề và địa điểm hoạt động thực tế.
– Biển hiệu công khai đúng nội dung giấy phép hoạt động (tên cơ sở, số giấy phép, phạm vi chuyên môn), niêm yết công khai tại cơ sở theo yêu cầu của Bộ Y tế về công khai giấy phép hoạt động, giấy phép hành nghề.
2. Nhóm hồ sơ nhân sự
– Giấy phép hành nghề (hoặc chứng chỉ hành nghề nếu chưa chuyển đổi theo quy định) còn hiệu lực của từng người hành nghề, phù hợp với phạm vi hành nghề đang thực hiện tại phòng khám, theo Điều 19, Điều 27 Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15.
– Danh sách đăng ký hành nghề tại cơ sở theo mẫu quy định tại Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
– Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ với từng người hành nghề, thể hiện đúng thời gian, địa điểm làm việc khớp với đăng ký hành nghề.
– Đối với người hành nghề nước ngoài: giấy phép hành nghề, hồ sơ thừa nhận (nếu có) theo Điều 29 Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 và Điều 37 Nghị định 96/2023/NĐ-CP, cùng giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
– Văn bản ủy quyền hợp pháp của người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật cho người khác khi vắng mặt (nghỉ phép, đi học, ốm đau…), bảo đảm luôn có người chịu trách nhiệm chuyên môn hiện diện hoặc ủy quyền hợp lệ trong giờ hoạt động.
3. Nhóm hồ sơ chuyên môn kỹ thuật
– Quy trình chuyên môn kỹ thuật đã ban hành cho từng dịch vụ, kỹ thuật đang triển khai, khớp với danh mục kỹ thuật đã được phê duyệt (nếu có)
– Sổ khám bệnh, hồ sơ bệnh án được ghi chép đầy đủ theo quy định, lưu trữ đúng thời hạn.
– Hồ sơ chứng minh việc chuyển tuyến đúng quy định khi tình trạng người bệnh vượt quá khả năng chuyên môn hoặc ngoài phạm vi hoạt động của cơ sở, theo Điều 40 Nghị định 90/2026/NĐ-CP (nếu có).
4. Nhóm hồ sơ về giá, quảng cáo và công khai thông tin
– Bảng niêm yết giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh công khai tại cơ sở.
– Nội dung quảng cáo (trên biển hiệu, website, mạng xã hội) đảm bảo hình thức và nội dung đúng quy định
5. Nhóm hồ sơ về điều kiện cơ sở vật chất, an toàn
– Hồ sơ phòng cháy chữa cháy phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động của cơ sở.
– Hồ sơ quản lý chất thải y tế (hợp đồng thu gom, xử lý chất thải y tế nguy hại, sổ theo dõi) theo quy định về quản lý chất thải y tế.
– Hồ sơ về trang thiết bị y tế: giấy tờ chứng minh nguồn gốc, kiểm định, bảo trì định kỳ đối với thiết bị y tế đang sử dụng tại cơ sở.
6. Thực tiễn giải quyết và lưu ý khi chuẩn bị
Trên thực tế, đoàn thanh tra, kiểm tra thường đối chiếu chéo giữa nhiều nhóm hồ sơ cùng lúc: ví dụ đối chiếu danh sách đăng ký hành nghề với hợp đồng lao động và giấy phép hành nghề thực tế của từng người có mặt tại cơ sở vào thời điểm kiểm tra; đối chiếu danh mục kỹ thuật đã phê duyệt với các dịch vụ đang quảng cáo và đang thực hiện trên sổ khám bệnh. Phòng khám nên tổ chức rà soát định kỳ (khuyến nghị tối thiểu mỗi 6 tháng) toàn bộ các nhóm hồ sơ nêu trên, thay vì chỉ chuẩn bị khi có thông báo thanh tra, kiểm tra, vì nhiều đợt kiểm tra đột xuất không báo trước, đặc biệt trong bối cảnh Bộ Y tế đang đẩy mạnh hậu kiểm đối với cơ sở y tế tư nhân từ năm 2026.
7. Kết luận
Hồ sơ pháp lý của một phòng khám không chỉ dừng ở giấy phép hoạt động, mà là một hệ thống nhiều nhóm tài liệu phải nhất quán với nhau: Hồ sơ pháp lý cơ sở, nhân sự, chuyên môn kỹ thuật, giá và quảng cáo, cùng điều kiện cơ sở vật chất, an toàn. Việc chuẩn bị đầy đủ, cập nhật thường xuyên là cách hiệu quả nhất để phòng khám chủ động trước các đợt thanh tra, kiểm tra.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
