GIAO DỊCH BÁN HÀNG VÀO BAN ĐÊM ĐƯỢC LẬP HÓA ĐƠN CHẬM NHẤT KHI NÀO?
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ, ăn uống, lưu trú, vận tải hoạt động xuyên đêm, việc lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm bán hàng vào ban đêm thường gặp khó khăn khi bộ phận kế toán không làm việc hoặc hệ thống lập hóa đơn không hoạt động. Để giải quyết vướng mắc này, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế năm 2025 về hóa đơn, chứng từ điện tử (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026) đã quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch bán hàng ban đêm.
1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn
Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:
a) Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
b) Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào ban đêm
Đối với giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh vào ban đêm, việc xác định thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, cụ thể:
Thứ nhất, nếu người bán sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động, hóa đơn được lập tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo nguyên tắc chung.
Thứ hai, nếu người bán không sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày phát sinh giao dịch.
Khoảng thời gian “ban đêm” trong quy định này được xác định tương ứng với giờ làm việc ban đêm theo pháp luật lao động, tức từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau (khoản 1 Điều 106 Bộ luật Lao động năm 2019).
Từ quy định trên, thời hạn lập hóa đơn chậm nhất đối với giao dịch ban đêm là ngày làm việc tiếp theo, và chỉ áp dụng khi đáp ứng đủ hai điều kiện: (i) giao dịch phát sinh trong khoảng từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau; (ii) người bán không sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động.
3. Phân biệt thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và thời điểm kê khai thuế
Hóa đơn điện tử có hai mốc thời gian độc lập. Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện thời điểm lập hóa đơn “được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch” và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Theo quy định, “Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử”.
Thời điểm ký số không bắt buộc trùng với thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp hai thời điểm khác nhau, việc gửi hóa đơn cho cơ quan thuế phải thực hiện chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Về kê khai, người bán kê khai thuế giá trị gia tăng theo thời điểm lập hóa đơn; do đó, hóa đơn lập cho giao dịch ban đêm thuộc kỳ kê khai của tháng hoặc quý có ngày lập hóa đơn, đặc biệt cần lưu ý đối với giao dịch phát sinh vào đêm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.
4. Xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm
Người bán lập hóa đơn không đúng thời điểm bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP). Mức phạt tăng dần theo số lượng hóa đơn lập sai thời điểm, từ cảnh cáo đến mức phạt tiền cao nhất là 70.000.000 đồng đối với trường hợp từ 100 hóa đơn trở lên; mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân cho cùng hành vi.
Đối với giao dịch ban đêm, nếu người bán có phần mềm lập hóa đơn tự động mà vẫn lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo, hoặc lập hóa đơn sau ngày làm việc tiếp theo, thì không thuộc phạm vi áp dụng ngoại lệ nêu trên và có thể bị xử phạt.
5. Kết luận
Giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong khoảng từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau, nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo (khoản 5 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026). Nếu có phần mềm tự động thì phải lập hóa đơn ngay khi phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần xác định đúng điều kiện áp dụng và ghi nhận thời điểm giao dịch để tránh bị xử phạt.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
