HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG CÓ CHỮ KÝ SỐ NGƯỜI BÁN VÀ NGƯỜI MUA CÓ HỢP LỆ KHÔNG?
Trong thực tế, kế toán thường nhận được hóa đơn điện tử chỉ có chữ ký số của bên bán, hoặc đôi khi không thấy hiển thị chữ ký số nào trên bản thể hiện. Vậy hóa đơn điện tử thiếu chữ ký số của người mua có hợp lệ không, thiếu chữ ký số của người bán thì có hợp lệ không, và doanh nghiệp có được dùng hóa đơn đó để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tính chi phí được trừ hay không?
1. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn hợp lệ
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn điện tử quy định như sau:
“e) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);
h) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;”
Theo quy định này, pháp luật không bắt buộc hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người mua. Ngoại lệ duy nhất là trường hợp hai bên có thỏa thuận (trong hợp đồng hoặc văn bản khác) rằng hóa đơn phải có chữ ký số của người mua.
Như vậy, hóa đơn điện tử thiếu chữ ký số của người mua vẫn hợp lệ về mặt nội dung hóa đơn, trừ khi hợp đồng giữa hai bên có thỏa thuận khác. Khi thỏa thuận như vậy, việc thiếu chữ ký số của người mua là vi phạm thỏa thuận dân sự giữa hai bên, nhưng không làm hóa đơn mất hiệu lực đối với cơ quan thuế nếu quy định thuế không yêu cầu.
2. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Tại Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định về chữ ký số của người bán như sau:
“6. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp là nhà cung cấp ở nước ngoài là chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại điểm 9 Phụ lục này.”
Theo quy định này, hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán. Cụ thể:
– Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
– Người bán là cá nhân: sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.
– Nhà cung cấp ở nước ngoài: sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, theo điểm 9 Phụ lục này, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán trong các trường hợp sau:
– Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.
– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh, được xác định là hóa đơn điện tử: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
– Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, nhưng bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập.
Như vậy, khác với chữ ký số của người mua, chữ ký của người bán là nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán thì thiếu nội dung bắt buộc, trừ bốn trường hợp được miễn nêu trên. Vì vậy, khi nhận hóa đơn không hiển thị chữ ký số, kế toán cần xác định hóa đơn đó có thuộc bốn trường hợp được miễn hay không, đồng thời kiểm tra file hóa đơn gốc (XML) để xác định hóa đơn đã được ký số hay chưa, không chỉ căn cứ vào bản thể hiện.
3. Kết luận
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn hợp lệ, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác, theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán theo mục 6 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định này; chỉ không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán trong các trường hợp quy định tại điểm 9 Phụ lục (hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, tem, vé, thẻ, chứng từ vận tải hàng không điện tử cho người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn ủy nhiệm). Ngoài các trường hợp này, hóa đơn điện tử thiếu chữ ký số của người bán là hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán xử lý theo đúng quy định trước khi dùng để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán chi phí.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
