DOANH NGHIỆP CHO KHÁCH HÀNG MƯỢN HÀNG NHƯNG KHÔNG THU TIỀN: CÓ PHẢI LẬP HÓA ĐƠN VÀ TÍNH THUẾ KHÔNG?
Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh việc cho khách hàng, đại lý hoặc đối tác mượn hàng hóa, máy móc, thiết bị để dùng thử, trưng bày, phục vụ sản xuất hoặc sử dụng trong một thời gian nhất định. Đặc điểm của giao dịch này là doanh nghiệp không thu tiền và bên mượn có nghĩa vụ hoàn trả tài sản sau khi kết thúc thời hạn mượn.
Chính vì không phát sinh khoản tiền thanh toán nên nhiều doanh nghiệp cho rằng đây chỉ là hoạt động giao nhận nội bộ giữa hai bên và không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, quy định về hóa đơn hiện hành đã có thay đổi đáng chú ý. Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử.
Vậy doanh nghiệp cho khách hàng mượn hàng không thu tiền có phải lập hóa đơn không? Hóa đơn có phải tính thuế GTGT hay không?
1. Cho khách hàng mượn hàng hóa không thu tiền có phải lập hóa đơn không?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: “1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này….”
Theo khoản 7 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: “ Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.” thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử:
Như vậy, xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn đều phải lập hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên, nếu cho mượn máy móc, thiết bị là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ để phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn thuộc trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện:
– Không thu tiền cho mượn.
– Không chuyển giao quyền sở hữu tài sản.
– Máy móc, thiết bị được cho mượn nhằm phục vụ hoạt động gia công hàng hóa của bên cho mượn.
2. Hóa đơn cho mượn hàng hóa cần thể hiện những gì?
Khi lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất cho khách hàng mượn, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc có phải lập hóa đơn hay không, mà còn phải bảo đảm hóa đơn thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định.
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải có các nội dung cơ bản như:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
b) Số hóa đơn;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
d) Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua;
đ) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
e) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận);
g) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
h) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi cho khách hàng mượn hàng?
Để chứng minh đúng bản chất là giao dịch cho mượn và có nghĩa vụ hoàn trả, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ sau:
Thứ nhất, hợp đồng hoặc thỏa thuận cho mượn
Thứ hai, chứng từ xuất kho và giao nhận hàng hóa. Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho, biên bản giao nhận để phản ánh nghiệp vụ xuất hàng và làm căn cứ theo dõi hàng đang cho mượn.
Thứ ba, hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điện tử. Nội dung hóa đơn thực hiện theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và nên ghi rõ “hàng cho mượn”, số hợp đồng, thời hạn mượn để thống nhất với hồ sơ giao dịch.
Thứ tư, hồ sơ khi hoàn trả hàng. Khi khách hàng trả hàng, doanh nghiệp nên lập biên bản hoàn trả, đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa, đồng thời lập chứng từ nhập kho để hoàn tất quá trình theo dõi.
4. Kết luận
Doanh nghiệp cho khách hàng mượn hàng hóa không thu tiền vẫn phải lập hóa đơn điện tử, theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, đối với trường hợp cho mượn máy móc, thiết bị là tài sản cố định, công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa, nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định thì thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:
[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.
[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.
[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com
[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:
Tư vấn Luật | Dịch vụ pháp lý | Luật sư Riêng | Luật sư Gia đình | Luật sư Doanh nghiệp | Tranh tụng | Thành lập Công ty | Giấy phép kinh doanh | Kế toán Thuế – Kiểm toán | Bảo hiểm | Hợp đồng | Phòng pháp chế, nhân sự thuê ngoài | Đầu tư | Tài chính | Dịch vụ pháp lý khác …
