Những sai phạm thường gặp khi doanh nghiệp mới mở không có pháp lý tư vấn |

NHỮNG SAI PHẠM THƯỜNG GẶP KHI DOANH NGHIỆP MỚI MỞ KHÔNG CÓ PHÁP LÝ TƯ VẤN

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập tự làm thủ tục đăng ký, tự soạn điều lệ và tự vận hành mà không có tư vấn pháp lý. Chi phí tiết kiệm ban đầu thường nhỏ hơn rất nhiều so với mức phạt, rủi ro bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và trách nhiệm cá nhân của người đại diện theo pháp luật về sau. Vậy doanh nghiệp mới mở thường mắc những sai phạm nào, căn cứ pháp lý là gì và hậu quả ra sao?

1. Đặt tên doanh nghiệp xâm phạm nhãn hiệu, tên thương mại đã được bảo hộ

Theo Điều 15 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định như sau:

“Điều 15. Trách nhiệm, phối hợp xử lý trường hợp tên doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp

1. Doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp được sự chấp thuận bằng văn bản của chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đó và không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng. Trước khi đăng ký đặt tên, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tham khảo các nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về sở hữu công nghiệp của cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu đặt tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp.

2. Việc xử lý tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Căn cứ để xác định tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.

3. Chủ thể quyền sở hữu công nghiệp có quyền gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải thay đổi tên doanh nghiệp. Trường hợp này, chủ thể quyền sở hữu công nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các giấy tờ quy định tại khoản này và phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình xử lý tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp.

4. Kèm theo văn bản đề nghị của chủ thể quyền sở hữu công nghiệp phải có bản sao các giấy tờ sau đây:

a) Văn bản kết luận của cơ quan có thẩm quyền về việc tên doanh nghiệp được sử dụng trong hoạt động kinh doanh là yếu tố xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp;

b) Hợp đồng sử dụng đối tượng quyền sở hữu công nghiệp trong trường hợp người yêu cầu là người được chuyển quyền sử dụng đối tượng quyền sở hữu công nghiệp đó.

4. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý yêu cầu thay đổi tên doanh nghiệp theo đề nghị của chủ thể quyền sở hữu công nghiệp hoặc cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm yêu cầu. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều này, Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp có tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp phải đăng ký thay đổi tên. Kèm theo thông báo phải có các giấy tờ quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thì doanh nghiệp có tên vi phạm phải đăng ký thay đổi tên. Doanh nghiệp có tên vi phạm phải đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp, tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh theo quy định tại Điều 41 và Điều 56 Nghị định này trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu thay đổi tên. Trường hợp doanh nghiệp không đăng ký thay đổi tên xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp theo yêu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này, đồng thời, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm để phối hợp xử lý theo quy định.

Cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo kết quả xử lý đối với trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp cho chủ thể quyền sở hữu công nghiệp quy định tại khoản 3 Điều này.

6. Việc xử lý đối với trường hợp tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này.”

Theo quy định này, doanh nghiệp không được dùng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của mình, trừ khi có văn bản chấp thuận của chủ sở hữu và không gây nhầm lẫn. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc tra cứu trước khi đặt tên. Sai phạm thường gặp là đặt tên theo một thương hiệu có sẵn trên thị trường mà không tra cứu cơ sở dữ liệu quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Về chế tài, doanh nghiệp đặt tên xâm phạm có thể bị xử lý theo hai hướng:

– Về đăng ký doanh nghiệp: khi chủ thể quyền gửi đề nghị kèm văn bản kết luận của cơ quan có thẩm quyền, trong 03 ngày làm việc Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu đổi tên; doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi tên trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày có thông báo. Nếu không đổi tên, Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo khoản 5 Điều 21 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để xử lý vi phạm.

– Về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp: Theo Nghị định số 99/2013/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 126/2021/NĐ-CP, Nghị định số 46/2024/NĐ-CP và Nghị định số 186/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/7/2026). Mức phạt tiền tối đa là 250.000.000 đồng đối với cá nhân và 500.000.000 đồng đối với tổ chức; có thể bị phạt bổ sung như tịch thu hàng hóa, phương tiện vi phạm, đình chỉ hoạt động kinh doanh từ 01 đến 03 tháng; biện pháp khắc phục hậu quả gồm buộc thay đổi tên doanh nghiệp, buộc loại bỏ yếu tố vi phạm và buộc tiêu hủy hàng hóa giả mạo nhãn hiệu. Từ ngày 15/7/2026, biện pháp buộc đổi tên áp dụng cả đối với tên hộ kinh doanh.

Như vậy, mức phạt cụ thể trong khung tối đa nêu trên tùy thuộc giá trị hàng hóa, dịch vụ vi phạm và tính chất hành vi. Rủi ro lớn nhất không nằm ở mức phạt mà ở việc buộc đổi tên sau khi đã in ấn bao bì, biển hiệu, ký hợp đồng và đầu tư thương hiệu. Doanh nghiệp cần tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về sở hữu công nghiệp và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi chốt tên.

2. Không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày hoặc kê khai khống vốn điều lệ

Theo khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 về góp vốn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên quy định:

“Điều 47. Góp vốn thành lập công ty và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp

….

2. Thành viên phải góp vốn phần vốn góp cho công ty đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

….”

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định tương tự, theo đó chủ sở hữu phải góp đủ và đúng loại tài sản như đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Điều 16 Luật Doanh nghiệp được bổ sung hành vi bị nghiêm cấm là kê khai khống vốn điều lệ thông qua hành vi không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký và cố ý định giá tài sản góp vốn không đúng giá trị.

Như vậy, sai phạm thường gặp là doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ lớn để tạo uy tín nhưng không có khả năng góp đủ trong 90 ngày. Hậu quả là doanh nghiệp vi phạm điều cấm của Luật Doanh nghiệp, bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, và thành viên, chủ sở hữu có thể phải chịu trách nhiệm tài sản với cam kết vốn chưa góp. Doanh nghiệp nên đăng ký vốn điều lệ phù hợp khả năng thực tế, hoặc làm thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ trước khi hết thời hạn góp vốn.

3. Không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Luật số 76/2025/QH15 bổ sung khoản 35 Điều 4 Luật Doanh nghiệp định nghĩa chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp, đồng thời bổ sung danh sách chủ sở hữu hưởng lợi vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 phải bổ sung thông tin này khi làm thủ tục thay đổi đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất.

Theo Điều 44 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 21/7/2026), doanh nghiệp không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi thành lập bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng; doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 không bổ sung thông tin này khi làm thủ tục thay đổi đăng ký gần nhất bị phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng (khoản 6), kèm biện pháp buộc bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin dùng để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (khoản 7). Ngoài ra, kê khai không trung thực, không chính xác thông tin này trong hồ sơ đăng ký bị phạt từ 30.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng theo Điều 43 Nghị định này.

Như vậy, doanh nghiệp mới thành lập thường bỏ sót việc xác định ai là chủ sở hữu hưởng lợi, đặc biệt khi có người nắm giữ vốn hoặc chi phối thực tế thông qua người khác đứng tên. Đây là nhóm vi phạm có mức phạt cao nhất trong các vi phạm đăng ký doanh nghiệp.

4. Kinh doanh ngành, nghề có điều kiện khi chưa đủ điều kiện, hoặc kinh doanh khi chưa đăng ký

Theo Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020, các hành vi bị nghiêm cấm gồm: hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp mà không đăng ký hoặc tiếp tục kinh doanh khi đã bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp đang bị tạm dừng hoạt động kinh doanh; kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; kinh doanh ngành, nghề cấm đầu tư kinh doanh; kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện khi chưa đủ điều kiện hoặc không bảo đảm duy trì đủ điều kiện trong quá trình hoạt động.

Như vậy, đăng ký ngành, nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ là điều kiện cần. Với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (như khám bệnh, chữa bệnh, giáo dục, du lịch lữ hành, kinh doanh thực phẩm), doanh nghiệp còn phải có giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc đáp ứng điều kiện theo luật chuyên ngành trước và trong suốt quá trình hoạt động. Sai phạm thường gặp là mở cửa kinh doanh ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mức phạt đối với hành vi này được xác định theo nghị định xử phạt của từng ngành.

5. Người đại diện theo pháp luật có rủi ro về thuế dẫn đế doanh nghiệp không thể hoàn tất thủ tục phát hành hóa đơn

Theo quy định của pháp luật về thuế, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chỉ được phát hành hóa đơn sau khi cơ quan thuế thông báo chấp nhận. Theo Điều 7 Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao khi đăng ký thì phải giải trình hoặc bị cơ quan thuế xác minh trước khi được chấp nhận. Trong 05 tiêu chí rủi ro cao, có 03 tiêu chí gắn trực tiếp với người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu:

– Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ sở hữu hoặc người đại diện của doanh nghiệp, hộ kinh doanh khác đã có kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về hành vi gian lận, mua bán hóa đơn.

– Chủ sở hữu hoặc người đại diện nằm trong danh sách giao dịch đáng ngờ theo Luật Phòng, chống rửa tiền.

– Người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời là người đại diện hoặc chủ sở hữu của người nộp thuế khác có mã số thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, có vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ theo Thông tư số 94/2026/TT-BTC, hoặc được cơ quan thuế xác định thuộc diện rủi ro cao.

Về quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III Thông tư số 91/2026/TT-BTC) và gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; trường hợp đặc thù mới dùng Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.

– Bước 2: nhận thông báo tiếp nhận (Mẫu số 01/TB-TNĐT). Thông báo này chỉ xác nhận cơ quan thuế đã nhận hồ sơ, chưa phải là chấp nhận sử dụng hóa đơn.

– Bước 3: hệ thống đối chiếu dữ liệu trong 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận; người đại diện theo pháp luật có thể phải xác thực sinh trắc học (khuôn mặt) trên ứng dụng eTax Mobile bằng VNeID mức 2. Quá hạn hoặc xác thực không thành công thì có thể bị thông báo không chấp nhận.

– Bước 4: nếu thông tin khớp và không có dấu hiệu rủi ro, cơ quan thuế thông báo chấp nhận chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu thuộc diện rủi ro, cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc xác minh địa chỉ; người nộp thuế có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để giải trình và chứng minh địa điểm, hoạt động, hợp đồng, tài khoản, nhân sự, cơ sở vật chất là có thật.

– Bước 5: nhận kết quả theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT; chỉ khi có thông báo chấp nhận, doanh nghiệp mới được cấu hình ký số, mẫu hóa đơn, ký hiệu, phân quyền người dùng và phát hành hóa đơn.

Như vậy, nếu người đại diện theo pháp luật từng liên quan đến doanh nghiệp vi phạm về hóa đơn, bị đưa vào danh sách giao dịch đáng ngờ hoặc đồng thời đại diện cho doanh nghiệp đã bỏ địa chỉ đăng ký, doanh nghiệp mới thành lập sẽ bị đưa vào diện rủi ro cao ngay từ bước đăng ký và có thể không được chấp nhận sử dụng hóa đơn. Rủi ro này phát sinh từ lịch sử của chính người đại diện theo pháp luật, không phụ thuộc doanh nghiệp mới có làm đúng hay không.

Hậu quả khi không phát hành được hóa đơn là doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ mà không lập hóa đơn thì bị xử phạt theo khoản 2 Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/01/2026), với mức phạt tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt lên đến 80.000.000 đồng

6. Kết luận

Như vậy, doanh nghiệp mới thành lập thường đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý ngay từ giai đoạn đăng ký và bắt đầu hoạt động kinh doanh. Các sai phạm đáng chú ý bao gồm: đặt tên doanh nghiệp xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp; không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày hoặc kê khai khống vốn điều lệ; không kê khai hoặc kê khai không chính xác thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi; kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện khi chưa đáp ứng đủ điều kiện theo quy định; và không đáp ứng các yêu cầu về quản lý thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử do thuộc diện rủi ro cao về thuế.

Những sai phạm này không chỉ khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc khắc phục hậu quả hoặc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, khả năng xuất hóa đơn, giao kết hợp đồng và uy tín của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với hành vi vi phạm liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi, theo Nghị định số 288/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/7/2026, doanh nghiệp có thể bị xử phạt đến 100.000.000 đồng tùy theo tính chất và hành vi vi phạm.

Vì vậy, ngay từ khi thành lập, doanh nghiệp cần chủ động rà soát tuân thủ các vấn đề pháp lý, khuyến nghị nên tham vấn ý kiến luật sư đối với từng vấn đề để đảm bảo đúng luật và tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

KHUYẾN NGHỊ CỦA LUẬT 3S:

[1] Đây là Bài viết khái quát chung về vấn đề pháp lý mà quý Khách hàng, độc giả của Luật 3S đang quan tâm, không phải ý kiến pháp lý nhằm giải quyết trực tiếp các vấn đề pháp lý của từng Khách hàng. Do đó, bài viết này không xác lập quan hệ Khách hàng – Luật sư, và không hình thành các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi với quý Khách hàng.

[2] Nội dung bài viết được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý là các quy định pháp luật có hiệu lực ngay tại thời điểm công bố thông tin, đồng thời bài viết có thể sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy (nếu có). Tuy nhiên, lưu ý về hiệu lực văn bản pháp luật được trích dẫn trong bài viết có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại mà mọi người đọc được bài viết này. Do đó, cần kiểm tra tính hiệu lực của văn bản pháp luật trước khi áp dụng để giải quyết các vấn đề pháp lý của mình hoặc liên hệ Luật 3S để được tư vấn giải đáp.

[3] Để được Luật sư, chuyên gia tại Luật 3S hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuyên sâu, giải quyết cho từng trường hợp vướng mắc pháp lý cụ thể, quý Khách hàng vui lòng liên hệ Luật 3S theo thông tin sau: Hotline: 0363.38.34.38 (Zalo/Viber/Call/SMS) hoặc Email: info.luat3s@gmail.com

[4] Dịch vụ pháp lý tại Luật 3S:

Những sai phạm thường gặp khi doanh nghiệp mới mở không có pháp lý tư vấn

06

Th11