Những tài liệu bắt buộc Doanh nghiệp phải lưu trữ theo Luật Doanh nghiệp 2020
Hồ sơ, tài liệu là những giấy tờ có giá trị đối với một doanh nghiệp. Vì vậy mà việc lưu trữ tài liệu đối với một công ty rất quan trọng, ngoài việc đảm bảo cho việc thực hiện đúng quy định pháp luật thì điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý công ty một cách hiệu quả như các hoạt động kế toán, giúp các cơ quan, ban ngành dễ dàng kiểm tra, nắm bắt những nội dung, khối lượng văn bản của doanh nghiệp. Vậy những tài liệu mà bắt buộc doanh nghiệp phải lưu trữ là gì? Mời quý bạn đọc cũng tìm hiểu với Luật 3S thông qua bài viết sau:
1.Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc lưu giữ
Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định tại Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020, bao gồm các tài liệu sau:
a) Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2.Địa điểm lưu giữ và thời hạn lưu giữ
Doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty
Đối với từng loại tài liệu khác nhau thì thời hạn lưu giữ tài liệu đó cũng khác nhau vì thời hạn này phụ thuộc vào giá trị sử dụng và hiệu lực của giấy tờ tài liệu, cụ thể như sau:
-Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ công ty: Thời hạn lưu giữ vĩnh viễn
-Biên bản họp: thời hạn lưu giữ 10 năm
-Tài liệu kế toán có thời hạn lưu giữ đối với từng loại là khác nhau, ví dụ:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: thời hạn lưu giữ 10 năm
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: thời hạn lưu giữ 05 năm
Sổ sách kế toán tổng hợp: thời hạn lưu giữ 20 năm
Sổ sách kế toán chi tiết: thời hạn lưu giữ 10 năm
Báo cáo tài chính hàng năm: thời hạn lưu giữ vĩnh viễn
3.Mục đích, ý nghĩa của việc lưu giữ
-Việc lưu giữ những tài liệu nêu trên giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp dự báo được tương lai thông qua đó xác định chiến lược, phương hướng kinh doanh cho phù hợp
-Các tài liệu được lưu giữ sẽ là bằng chứng cho các cơ quan thuế, bộ phận thanh tra, kiểm tra hoạt động minh bạch của doanh nghiệp, tuân thủ các quy định của pháp luật.
4.Mức phạt khi không thực hiện
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 34 Nghị định số 50/2016/NĐ-CP, những doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty sẽ bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Trên đây là ý kiến tư vấn sơ bộ của Luật 3S dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm tư vấn. Để được tư vấn chi tiết, giải quyết cho từng trường hợp cụ thể, quý khách hàng vui lòng gọi hotline: 0363.38.34.38 hoặc gửi email: info.luat3s@gmail.com để được Luật sư tư vấn chi tiết.
